前几年,基层档案部门大都编制重要文件汇编、选编等形式的资料。笔者认为,这种编研类型已是低层次的手段了,要走将档案信息集中并专题输出的路子,就应着重于编辑年鉴这一较高层次的工作,通过与单位内各职能部门联合编辑的方法,达到和利用者之间的良性互动,以增强档案工作的活力。

年鉴是一个地区、机关、团体、企业、事业单位逐年编辑的一种资料,它翔实地记载单位发展的历史轨迹,是昨天的记录,今天的镜子,明天的见证,是读者的“微型档案室”和信息库。全书框架和内容就象建筑物,里面有房间、客厅、卫生间等齐全配套,即单位内各职能部门的工作都有一席之地,对增强档案工作的活力是用其他任何方式所达不到的。如果基层档案部门单独编辑年鉴,存在以下弊病：其一,编写的年鉴可读性不强。因为基层档案部门库存档案材料宏观的多,微观的少,只能以档案、文件、公报、统计报表等为主进行编辑,年鉴内容不能详细反映单位这一年中的工作脉络、特色,更谈不上启迪各职能部门面对现实认识自我,探索一条适合自己发展的道路。并能相互传递、交流和沟通信息,增强相互之间的了解与协作,知己知彼,在比较中找差距,在比较中求发展的作用,以致于影响到年鉴社会经济效益的发挥。其二,编写内容详略程度不恰当。年鉴的编写要求一般是围绕单位一年的工作重心进行编辑。把单位的重要工作从前到后叙述清楚,怎么开始的,怎么发展的,什么时候达到高潮,什么时候结束,对今后工作有什么影响,好的写,差的也要写。而基层档案部门的工作人员并不处在单位各项工作的第一线,不知道一项工作的来龙去脉,所以写出的稿件常常存在成绩说得不透,做法说得不具体,经验教训说不清等毛病。其三,重要工作的转折写得不象。在年鉴编辑中,要求把好重大事件关、转折关,总的变化是什么,叫响的东西是什么,和相同单位相比,我的特点是什么,有什么教训,启示是什么,什么时候走下坡,什么时候发展了。对于机构合并,调整的部门要写清楚合并调整时间。合并调整前是什么样,合并调整后又是怎么样,各项工作又有哪些新的发展变化,要一一写清楚。由于基层档案部门并不掌握详实的材料,撰写的稿件就达不到既有头又有尾,往往给读者以悬念,影响年鉴的编写质量。

由以上可知,年鉴编辑工作是一个系统工程,又是一个长期的任务。作为资料总汇的年鉴,它所记载的内容,涉及整个机关、企事业单位的各个方面。可谓量大面广、应包尽包,当然不是几个基层档案工作者所能包办的,必须依靠各职能部门的通力合作。

（一）从增强档案信息时效性看,年鉴属编述型资料,即在许多可以凭借的档案资料的基础上,加以提炼、制作,用新的形式,改编成为一种形式的书籍,即年鉴的内容不是作者的创造,而是从档案及反映当年单位现行职能活动的资料中取来的,再经过细密的剪裁、加工、熔炼,使材料起了质的变化,成为更适用的东西。因此,年鉴内容中不仅包括历史,更要有现实。档案内容只能反映年鉴内容中的历史情况,而反映现行的工作内容只能来自于各职能部门,而编辑出的年鉴则运用出版物、集中、输出的方式,向人们提供所需档案信息,既能解决档案信息服务的滞后问题,又增加了时效性。

（二）从促进档案归档工作看,各类型基层档案部门已具备较好的基础,都建有由各职能部门工作人员组成的档案工作网络,他们负责材料的形成、积累、立卷、归档,如果把各职能部门的工作看作是一组接力赛,他们跑的是最后一棒,是部门工作的终结者。每年都由本单位的各职能部门将材料整理立卷后,于次年6月底前移交档案室。如果采用档案部门与职能部门联合编年鉴这种类型的编辑形式,不仅可以保证材料齐全完整,还可以互相补充人力,还能充分利用平时归档的工作程序,相互补充,相互促进。

（三）从保证档案信息源的质量上看,我们知道每一种社会实践活动构成了档案之间的一种有机联系。也就是档案本身所固有的内在联系的连续、准确、完整。这种内在联系是客观的,不以档案工作者的意志为转移的。正确地保持和维护这种联系,就能正确地反映社会实践活动及其本来面貌。如果基层档案部门归档的文件材料失去这一联系,也就失去了档案保存的基本价值,很难发挥应有的作用,所以文件材料收集的齐全完整,是保证档案信息源质量的前提条件。众所周知,档案材料来自于各职能部门,触及到不同层次的干部和工作人员。如果各部门负责人和承办人员不按照档案工作的规律去做好档案的收集、立卷、归档,也就很难形成准确、完整的档案。通过合作编辑年鉴,使档案部门与各职能部门之间产生一种互动。因为年鉴中设有反映各职能部门一年中的新的成果和重大事件的类目,并在单位历史的长河中,一年一个烙印,永远相传下去。所以各部门撰写的稿件质量直接涉及到部门的利益和形象,而稿件的质量又取决于部门一年中文件材料的齐全完整和信息的含金量。所以他们不得不把平时材料的形成、归档工作贯穿于其他业务工作的始终,每项工作一开始,就与档案材料收集工作结合起来,不但将材料的形成、收集、归档工作纳入管理制度、纳入职责范围、纳入工作计划,而且还在布置、总结、检查、验收各项工作的同时,布置、总结、检查、验收文件材料的形成和归档工作,保证了部门文件材料的齐全完整,从根本上保证了档案信息源的质量。所以,联合编辑年鉴能加强与职能部门的沟通和了解,密切与利用者的关系,使基层档案部门的工作人员走在年鉴为他们与职能部门和利用者之间架起的一座桥梁上。

（四）从增强档案室职能上看,目前有些基层档案部门仍处于封闭式状态,档案管理工作大多还局限于档案的接收和保管,以及利用时效慢、按需索卷的被动服务。众所周知,基层档案部门具有双重性质,它既是机关、团体、企业、事业单位的内部组织机构,又是构成国家档案事业的基础。这一性质支配着基层档案部门整个工作活动,它负责统一管理本单位所形成的档案,为本单位工作、生产和科研服务。又因档案部门档案中具有永久保存价值的部分,要按规定时间和要求向有关档案馆移交。因此,基层档案部门通常所保存的都是比较“新”的即形成时间较短的档案,一般不属于开放范围,而限于本机关或上下级机关查阅使用。如果和职能部门联合开展年鉴编辑工作,能够更直接更紧密地与现实相结合,具有明确的针对性,能满足单位领导和各部门职工的需要。这样档案工作和各职能部门的现行工作就自然相结合了,使档案部门的管理对象由单一型向多元化发展。即由单一的档案接收和保管发展到与单位内各部门共同对信息进行二次开发。

可见,基层档案部门与职能部门联合编辑年鉴和档案信息价值之间有如下关系：联合编辑年鉴→增强档案信息时效性→促进档案归档工作→保证信息源质量→增强档案室职能。档案室若注重高层次的年鉴编辑工作,就能获得崭新的档案工作思维方式和方法,进一步地树立形象,扩大影响。

（一）制定年鉴编辑计划。编辑计划是一部年鉴的“宪法”。其内容包括编年鉴的指导思想,框架设计,使用对象,规模,收集资料的原则,编辑力量的组织,编辑起止时间、出版单位以及字体,开本、纸张、装订方式和发行办法。

（二）年鉴的框架设计及类目设置。框架设计及类目设置是编辑年鉴的一个重要步骤,它直接关系到年鉴的质量。就象一座建筑物,里面设有房间等齐全配套的设施。而在年鉴全书中,什么地方放什么内容,这就牵扯到类项的设置,如何才能科学地设置好年鉴的类项呢?一是既要全面反映对象的基本情况,又要突出重点;二是所设各个部类、分目、条目要能够准确反映客观事物的内在联系,符合逻辑的规则;三是所设类项既要保持相对稳定,又要根据事物发展变化的实际,及时调整、分合、增删。

我校2003年年鉴是学校拟编辑的第一部年鉴,我们在内容上适当做了上朔下延,在结构布局上构建了一个比较科学的体系,共设置了13个部类,即学校概况,特载、党建思想政治工作（纪检、组织、宣传、工会、学生工作……）、行政工作（学科建设、人才培养,科研、人事、学生工作……）、机构与干部、人物、毕业生名单、院（系、部）工作、文献、统计资料、表彰奖励等。年鉴采用分类编辑法,以部类为单元,部类下设分目,分目下设条目,以条目作为基本表达方式,一般部类分3个层次。

（三）制定年鉴编写体例。首先,成立年鉴编审委员会,由学校领导及部分部门负责人组成（应由学校档案管理委员会成员组成）,领导开展年鉴编辑工作。其次,编委会下设办公室,并设在基层档案部门,负责年鉴的日常工作（即收集、编辑,类目设置、框架设计和通稿）。再次,单位成立年鉴编写工作网络,由单位各个内部组织机构撰稿人组成（应由各职能部门兼职档案员组成）。最后,各部门的主要负责人分管本部门的撰稿工作。

这样,单位上下形成一个年鉴编写工作网络,以上四块机构只有做到有机结合,协调发展,才能使年鉴编写工作有强有力的组织保障。其中年鉴网络成员是使编写工作得到实实在在加强的重头兵,因为他们战斗在各项工作的第一线,最知道一项工作的来龙去脉,只有他们提供的数据才准,内容写得才“全”。他们主要有二个任务：一是为年鉴读者提供全面、精确、新颖而真实的信息和资料,而要做到这一点,平时就要善于捕捉信息,即做到三勤：眼勤,手勤,脑勤。所谓眼勤就是通过报纸,电视等掌握本部门的资料、信息,这是了解、收集信息资料的一条重要渠道。所谓手勤就是对看到的东西要勤于笔录,必须每天记录本部门的信息（可详可略）,并标出报纸的日期,版面、电视播出时间、节目名称,以备正式撰稿时核对。所谓腿勤就是对一些重点资料,不能满足于看和记,应亲自到实地去了解、考察,要使资料更丰富,信息含金量更高,还需做进一步的挖掘,及时搜集第一手资料。二是本年末和第二年初将本部门一年中有价值的材料、信息进行收集,整理,筛选,按年鉴编写要求撰写稿件。以备编写该年度年鉴。

（四）提出撰稿要求。将任务分别下达到各部门后,应具体提出如下几项要求：

1、制定编写提纲。根据本部门年鉴内容所分工部类和条目,撰稿人要制定编写提纲,如下属单位独立性较大,实行再分工,应由主管人员负责撰稿,他们写完后,撰稿人再根据年鉴撰写要求验收合格后汇总,最后形成本部门的稿件。

2、收集资料

（1）本部门的情况总结、汇报材料;

（2）主要领导的讲话;

（3）会议材料;

（4）向上级业务部门报送的各类报表;

（5）广播、电视中有关本部门的文章材料;

（6）本部门在全省、全国、单位典型的发言、经验和教训,后果及影响;

（7）档案资料。有些工作要写历史情况,更好地反映其发展变化,即有头有尾,不能给人以悬念。

3、把握重点,兼顾一般。不能轻描淡写地一言以蔽之。