军工企业大部分都经历了一个从仿研到自研的历史过程,仿研和自研的形成文件多,如科研型号产品周期长,从初样、正样到设计定型、生产定型所形成的大量的纸质文件都归档,因此档案馆和储藏科研阶段档案的分室资料室需要鉴定的已不仅仅是到期档案,还有大部分冠以长期、永久之名,却无实际价值的科技档案。这是因为没有一个完善的鉴定标准,大多数军工企业都把所有文件视为具有高价值的档案归档,这就造成一些不具备进馆价值的档案也归入进档范围内。

科技档案鉴定工作是一项技术性很强的工作,档案鉴定需要销毁一部分文件资料,特别是大量的科技档案资料,其中有军工产品研制过程档案、产品档案。在鉴定过程中,略有不慎,造成科技档案的鉴定错误,一旦销毁,后果不堪设想,有些业务部门对科技档案价值鉴定都存在畏难情绪,怕担责任,不愿拍板,同时大多数军工企业都缺乏高素质、精通业务的鉴定队伍和专业人才,从而使鉴定工作缺乏有效的指导。这也是科技档案鉴定工作滞后的原因之一。

大部分军工企业成立至今,没有组织大规模的档案鉴定工作。由于军工企业的科技档案不同于其他的专业档案,如会计档案保存期限划分为5年、15年、25年、永久等几个等级,各级别内容划分得较明确,鉴定时便于操作,所以只是会计档案这一小块进行了定期鉴定工作,至于科技档案可以说是“只涨不泄”。这是因为档案鉴定工作是一项难度大、责任大且又麻烦的工作,不仅费时费力,更难见成效,因此档案部门末将鉴定工作放到应有的位置,只要在库房储存容量允许的情况下,从历届馆领导到档案管理工作者,谁也不会轻易提出鉴定销毁意见的,这也是致使科技档案鉴定工作滞后的原因之一。

军工企业科技档案鉴定工作涉及到科技档案的存毁,是一项具有技术性和政策性的工作。为了保证技术档案鉴定的质量,客观地判定科技档案的价值,需要科研、技术、质量部门和档案部门组成的档案鉴定小组承担此项工作。《兵器工业科学技术档案的建档要求》中第4.8.4款规定“科技档案的鉴定工作,应在本单位主管科技工作的负责人领导下,由有关部门和档案部门组成的档案鉴定小组承担。”对于我们企业来讲,对军工产品的科技档案的鉴定,尤其是对库藏的五六十年代科技档案鉴定的难度是非常大的,不仅要着重研究分析科技档案内容的技术水平,还要根据军工企业对科技档案价值的需求,具体鉴定科技档案的价值。这就需要鉴定组织小组的成员应该具备一定的条件。 如我们企业的科技档案的鉴定组织机构的负责人,应该由企业总工程师担任,鉴定组织成员由科技部门、质量部门以及档案部门中了解公司科研、生产的发展方针政策及长远规划,熟悉企业科技档案的形成过程和利用价值,并且掌握科技档案鉴定工作的一般要求和方法的人员组成,必要时可选聘课题项目骨干参加鉴定组织。这是正确鉴别企业科技档案质量,判断科技档案价值,提出合理的存毁意见的保证。

完善科技档案鉴定的标准是军工企业科技档案鉴定工作的有力保证。军工企业主管业务的领导首先要对科技档案鉴定工作领导小组成员的选拔,要严格筛选,鉴定工作人员不仅要熟悉本单位科研、生产的发展及长远规划,对被鉴定文件材料的性质、背景情况有比较充分的了解,而且要熟悉科技档案鉴定标准,具有档案鉴定工作知识,能对文件的现有效性和历史价值作比较全面准确的评估,可以全面地研究和鉴定科技档案的保存价值。其二在组织鉴定领导小组开展鉴定工作的前期,应该组织鉴定小组成员制定和完善、系统的档案鉴定工作规章制度和鉴定规范,使科技档案在鉴定过程中能有章可循,有法可依,实现科技档案鉴定工作的制度化和规范化。其三要加强对科技档案鉴定理论与方法的研究,组织对鉴定工作人员的档案鉴定知识的教育培训,提高档案鉴定人员的理论素质。同时通过学术会议、专题研讨和有计划地组织课题研究等形式开展科技档案鉴定理论与方法的研究,并尽快使研究成果推广应用。

科技档案鉴定工作需要占用一定的人力和较多的时间,而且还要牵涉到各有关业务部门。为使科技档案鉴定工作既不影响各业务部门的工作,又不影响科技档案的日常管理和利用,在鉴定工作之前,由档案部门牵头,相关部门协助制定鉴定工作计划,包括需要鉴定的档案数量、种类、分管部门、工作进度以及工作中需要解决的困难和问题等。鉴定领导小组根据制定的鉴定计划和鉴定标准对鉴定工作采用直接鉴定法鉴定科技档案的完整、准确及系统性,要经过初鉴、互鉴、复鉴过程,对鉴定中有争议的档案材料可以转作资料保存或暂存处理。对通过鉴定需剔除的档案要编制销毁清单,办理审核、批准手续。销毁档案工作程序要严格按照《兵器工业科技档案的建档要求》中的规定执行。

总之,军工企业科技档案的鉴定工作中存在的问题是目前档案管理工作中需要解决的重要问题之一。 如何准确划定军工企业科技档案的保管期限和重新对库藏科技档案的鉴定工作,还有待于在工作实践中进一步探索。