自从《中共中央关于教育体制改革的决定》中提出：要对高校教育实行评估制度以来,高校陆续迎来了教学工作水平评估、课程评估、党建评估等一系列评估工作。这些评估工作是国家对高校进行宏观管理的一种手段,是对高校实行监督和考核的主要形式,也是国家判定一所高校是否合格、选定重点高校,确定211工程等事项的重要依据。2004年10月教育部正式组建了高等教育教学评估中心,并且决定了五年一轮对所有高校进行评估,这标志着高校评估工作已走向规范化、制度化。

由于高校的评估工作直接影响着学校的社会声誉、地位,影响着学校的发展、建设,关系着学校的命运与前途,关系着广大教职员工的切身利益及学生的荣誉。因此,高校评估工作引起了学校各级领导和教职员工的重视,全员动员,积极参与,尽管历尽辛苦,绝大多数高校都通过了评估工作,而且,通过这些评估工作,使高校的教学质量,教学环境、校园文化及管理水平均得到不同程度的提高,极大推动了高校的建设和发展,收到了事半功倍的效果。与此同时,我们也看到,高校档案工作在高校顺利通过评估工作中发挥了不可低估的作用。高校档案在学校的评估工作中展示了教学改革、科研成果、后勤保障、校园文化等各方面工作的历程和业绩,为学校得到专家的客观评价,取得满意的成绩,提供了物质保证和查考依据。

但是,作为专职档案工作人员,在我们欢呼庆贺所取得成绩的同时,我们也应不乏多些理智的思考,高校档案和档案工作为学校顺利通过评估,可谓立下了汗马功劳;反过来,高校的评估工作又对档案工作产生了什么影响,带来了多少收益?谈到这里,2003年,我校经历的本科教学工作水平评估工作的点点滴滴又历历在目。本科教学工作水平评估是国家教育部聘请多年从事高校教学管理工作的专家,依据本科教学工作水平评估方案,通过听、看、访、查等一系列环节,检验学校教学质量、教学管理及相关工作领域是否以学生为本,以教师为本。,依此给学校的教学工作一个合理大的评价。在迎接评估工作的准备阶段,我校成立了评估办公室,明确专人依据评估体系中的7个一级指标,18个二级指标和38个观测点整理档案材料,在整理评估档案材料的过程中,尽管全员发动,但是,我们还是发现：在我们的记忆中工作和活动开展不少,但没有形成记录,或记录不全,不能够全面反映学校教学工作和教学活动的全过程,后来虽又凭借记忆补充了,但没能逃脱经验丰富的专家的慧眼,他们对学校档案材料的系统性、完整性、可靠性均提出了质疑。当面对专家因此而扣分的时候,我们除了无奈,又能怎样呢！此时才真正理解江泽民同志在上海视察时所讲“档案工作有它的特点,就是平时不起眼,也不引人注目,但是,一旦当你需要时,如果平时工作没做好,临渴掘井,就悔之晚矣！”的深刻含义。通过评估工作,全校的各级领导、教职员工对档案工作的重要性的认识都有不同程度的提高,认识到档案工作不是可做可不做,而是应该做,必须做,还要做好。但这一认识能持续多久,就耐人探询了！作为专职档案工作者,如何巩固这得之不易的成果,如何在评估工作中更好地发挥档案及档案工作的作用,在此,我想结合我们学校的情况谈些个人的想法。

2004年10月教育部正式组建高等教育教学评估中心,并且决定了5年一轮对所有高校进行评估制度的颁布,无疑又给我们档案工作者敲响了个警钟,档案工作将长期面临各种评估工作的挑战,对此怎么办?我们是坐等观望,还是把握机遇,迎接挑战,以此为切入点,力求使档案工作与学校其它工作同步发展。推进档案工作的发展,更好地服务于学校的改革、发展与建设是我校档案工作的根本目的。无庸质疑,我们应紧紧围绕学校的中心工作,重点工作,落实科学发展观,一切从实际出发,做细、做实、做深档案工作,避免面对评估工作中的尴尬处境,提升档案工作的社会地位。

一是做细档案工作。

一方面做细档案工作的宣传工作。档案宣传工作是强化档案意识,提升档案工作地位的重要途径之一。档案工作是一项默默无闻的工作,在历史上不曾被重视,在当今也是用的时候觉得重要,过后就烟消云散,人们的档案意识不强仍是普遍现象。因此,加强档案工作的宣传工作应是一项持久性的工作。我们要见缝插针,把握一切可利用的机会,找准切入点,开展形式多样的宣传工作,要善于使用大众乐于接受的广播、电视、报刊、网络等宣传媒介,大力宣传档案工作的成绩,宣传档案工作的重要性,宣传档案工作的地位和作用,宣传档案工作给社会带来的效益,从而扩大档案工作在学校的知名度,使人们认识到档案是具有潜在的和现实作用的宝贵财富;并能站在法律的角度认识档案工作、了解档案工作,无故滞留、毁匿档案是犯罪行为。正如《档案法》第十一条中所规定的“应当归档的档案材料必须依照相关规定,定期交本单位档案机构或档案工作人员集中管理。任何单位或者个人都不得据为己有或者拒绝归档。” 为了强化人们的档案意识,营造一个良好的开展档案收集工作的环境,我校将每年的五月确定为“档案归档月”。今年4月,借助档案执法宣传月,我们在校内,在全校师生中间开展宣传活动,无论宣传活动场地,还是宣传内容,我们档案室的全体成员积极献言献策,做了精心准备;我们从师生如何利用档案入手,编写了涉及《档案法》、档案工作管理基础知识、档案利用常识等材料;为了激发大家参与的热情,我们还精心准备了一些小礼物。在此次宣传活动中我们还进行了“你所了解的档案”调查,调查显示,特别是学生群体,绝大部分对档案的认识仅仅局限于人事档案。在此,我们看到了开展档案工作的宣传工作是多么的重要,迫在眉睫啊！

另一方面,做细档案基础业务工作,特别是档案的收集工作,收集难也是档案界同仁多年面对的棘手问题。档案收集工作是档案基础工作的首要环节,收集工作的质量高低,关系着档案工作的水平,影响着库藏档案的质量。做好档案收集工作,是保证档案工作的质量,提升档案质量,加强档案编研工作的根本保证。那么,要保证档案收集环节的畅通,一方面应加强与基层单位的沟通与交流,及时掌握基层单位的工作状态,只有这样,才能有的放矢开展档案的收集工作,杜绝基层单位交什么,我们档案部门就收什么的现象;二是加强相关制度的落实,特别是预立卷的指导与监督力度。为保证档案材料的齐全完整,就要从材料形成的源头抓起,档案材料的形成之时即是档案材料预立卷形成之刻。

二是做“实”档案工作主要是指重视加强档案编研工作。常言说得好“有为才能有位”。我们要用实实在在、过得硬的成绩,赢得领导的重视,基层单位的支持。同时,我们也用自身的行为、贡献、效益使档案工作的宣传工作落到实处,而不是“老王婆卖瓜,自卖自夸”。档案工作的根本目的是提供利用,为学校的改革、发展、建设提供快速、准确、优质的信息服务是档案工作的永恒主题和根本任务。档案编研工作,是加强档案信息资源的开发的有效途径和方法。编研工作可以使库藏的“死档案”变为对学校发展、建设有利的“活信息”,打破档案原件在时间、空间上的限制,最大限度地满足利用者的信息利用需求。但是,目前档案界,特别是高校档案工作中,编研工作仍是档案工作中的薄弱环节,大部分编研工作停留在编写大事记、文件汇编等以编为主的编研材料上,缺少以研究型为主的深层次的编研材料。为此,加强档案编研工作是推动学校改革、发展、建设,提升档案工作地位和作用的重中之重。去年,我校召开了学校第二次党代会,会上提出了“争创一流”的奋斗目标,继此之后,我校各方面工作进入了改革、快速发展的时期。面对这种现状,无疑又给档案工作提供了一个良好的发展契机。档案工作的一切应从瞬息万变的实际出发,档案工作人员要想在前,做在前,要针对学校教学、科研等中心工作、重点工作开展档案编研工作,同时,还要关注对档案信息资源有需求的另一个群体—学生,这些学生有在校生,还有毕业后走向社会,从事于不同领域的毕业生,他们是学校发展、建设中不可或缺的主力军,因此,我们的编研主题还要考虑社会的需求,让档案编研工作的成果不仅在领导决策时发挥参谋助手作用,在工作查考中发挥依据凭证作用,还要使学校的档案信息资源服务于社会,使档案的价值在世人面前淋淋尽至。

做“实”档案工作的另一方面就是我们的服务意识要强、要实。无论遇到什么情况,什么境况,我们都要急利用者之所急,想利用者之所想,实心、实意地为他们提供优质的服务。无论利用者的职位高低,无论是校内、校外,我们都要一视同仁,满怀热诚地帮助他们,让他们发自内心地觉得我们的工作就是为他们着想,为他们谋利益,他们满意就是我们最大的快乐。

三是做“深”档案工作意指做“细”、做“实”档案基础工作的同时,档案工作要跟上时代发展的步伐,增强工作的主动性和前瞻性,在档案工作的管理中加大技术含量,尽快实现档案管理的现代化。依靠现代化的管理技术和管理手段,最大限度地满足学校建设、发展及社会对档案信息资源的需求,实现档案信息资源的共享。目前,伴随我校校园网的建设,学校各种通知通告、会议安排等信息都由网络信息发布系统和办公邮件所替代,学校师生员工能以最快的速度在第一时间获得最新的信息,提高了工作效率。我们档案部门也不落伍,依托校园网这个平台,经过多方考察和论证,引进了南大之星档案管理系统软件,该软件的使用,将使我校档案的收集、利用、统计等基础环节工作基本上实现了网络化管理,并丰富了档案检索途径。但这知识档案工作现代化管理的一部分,档案工作的根本目的是提供利用,要为学校教学、科研、管理等各项工作提供快捷、准确、系统的档案信息,单纯的依靠一个管理系统软件显然是不能解决档案工作的所有管理问题,我认为建立与之相匹配的专题数据库,诸如为了五年一轮的教学工作水平评估,建立教学评估工作数据库;针对学校为了提升教学质量及管理工作水平,强调人才强校这一中心工作,建立名人数据库;针对科研工作提升年,建立科研成果数据处库、学科带头人数据库;针对已走向社会的毕业生大需求,建立毕业生学籍数据库（包括学生成绩、学历学位授予情况）等等,这些数据库的建立,将极大方便利用者的查询,并在领导决策时作出快速反应,发挥参谋助手作用。同时,也有助于改变档案工作传统的服务方式,将单一、坐等的被动服务局面转变为多途径、多形式的主动服务,使服务质量和水平能有一个质的飞跃,这才是实现档案工作现代化的的价值所在。也是档案工作赖以生存和发展的关键。

做“深”档案工作的另一方面就是档案工作者的素质应往更高一层次发展。面对快速发展的新形式,不断涌现的新技术,档案工作者要跟上时代发展的步伐,适应当今变得更加细致、更加复杂,并且日益现代化的档案管理工作,不仅要注重提高政治素质,更要加强学习。在坚持不懈地用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表“重要思想武装头脑的同时,通过再教育,广泛地、深层次地补充档案专业知识之外的知识,如人文科学、社会学、法学、写作等等,学会利用互联网和多媒体等科学的管理技术,这是我们档案工作者为利用者提供优质服务,参与竞争的立身之本。我们只有掌握了多学科、多领域的知识与技能,才能使档案工作者的知识结构更适应高校档案工作可持续发展的要求,才能成为高级的”信息处理机器“,拿出高质量的编研成果,抢占信息公路的快车道;使档案战线上多呈现出一支政治强、作风好、业务精的过得硬的档案干部队伍。

透过评估工作,重新认识高校档案工作,我们不难看到高校档案工作在高校的发展、建设中是大有作为的,是学校各项工作不可或缺的重要组成部分。伴随高校评估工作日趋规范化、制度化,档案工作将会迎来更多的发展机遇。我们档案工作者应牢牢把握机遇,充分利用评估工作为档案工作发挥作用,实现档案价值的这个舞台,将档案工作的管理进一步制度化、规范化、科学化、现代化,力求使档案工作的发展与学校其它各项工作同步发展。