文档一体化是现代文件和档案管理中一种先进的管理模式,电子文件的大量涌现和办公自动化系统的逐渐推广,为文档一体化管理提供了可能。文档一体化就是强调电子文件全过程管理的连续性和信息记录的完整性,其目的就是确保有保存价值的电子文件,在自生成开始到结束的生命周期活动全过程中,信息能够获得完整的记载和一致的保存,简言之就是将传统的档案管理延伸到文件管理的过程当中,实现文件的全过程管理。

早在上世纪中期,美国的档案学者就提出了“文件生命周期”的理论,在接下来的几十年中,该理论在全球范围内不断完善、成熟,成为国际档案界档案管理的核心理论之一。文件生命周期理论揭示了文件运动的规律,他将文件从生成到最终销毁或作为档案永久保存的运动过程视为一个完整的生命周期。该理论核心思想就是注意文件运动各阶段管理业务的相互衔接和照应,以及适当归并和简化,避免标准不统一和重复劳动。文件生命周期理论是文档一体化管理模式的重要理论基础。

20世纪90年代,澳大利亚的学者 “文件连续体理论”的提出,更是为文档一体化管理提供了理论上强有力的支持。“文件连续体理论”理论指出了“文件生命周期”的理论中文件线性运动的片面性,他通过构建一个多维坐标体系来描述文件的运动过程,是文件生命周期理论的补充和延续,他更加详细、全面直观地展现了文件的整个运动过程,尤其是在管理电子文件方面,很好的把握了电子文件阶段界限模糊的特点,不再要求各阶段相关因素的机械对应,更好地顺应了电子文件时代的发展要求,成为了文档一体化管理模式的基础理论和实现依据。

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用是传统档案管理的六大环节。然而随着现代信息技术对文件、档案工作影响的不断深入,档案业务工作的传统模式受到了越来越大的挑战。电子文件的产生,电子文件作为档案的诸多特点,以及电子文件管理对于后续档案管理的影响等因素,要求档案工作者对文件管理工作提前介入,以保证文件管理的质量,并使文件管理阶段的成果为后续档案管理所利用,这就是档案的前端控制。档案前端控制是文档一体化管理思想实现的根本所在,也是文档一体化管理模式的重要组成部分。

前端控制的必要性在于：

第一,随着数字化档案逐渐在双轨制存档模式中成为档案馆及基层档案单位实施管理和提供利用的主流对象,文件与档案的易逝性、易变性、信息及其载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等特点,要保证数字文件的真实完整和准确有效,档案工作者不得不提前介入到文件形成与管理的前期工作中,才能保证电子文件归档后形成档案的真实有效和凭证价值特性,才能使所有文件的现行有效性在质量上得到保证。

第二,通过对电子文件形成过程加强控制,档案工作者也才能了解和认识电子文件的管理特性,做好归档鉴定、归档移交、数据转换与数据迁移等工作,最终对归档后的数字化档案实施有效管理。

第三,档案工作者从文件形成阶段就介入到电子文件管理工作过程,也是要求档案工作者通过参与文件控制和处理的前期策划等工作,在文件处理阶段就确立归档范围、确保归档文件质量。

第四,在已经实施了文档一体化信息系统的机关、企事业单位,文件的归档方式往往采用网络信息系统中文件管理权限的移交和文件内容的锁定,这必然要求档案工作人员熟悉系统的使用方法,关注电子文件归档前的管理模式和运行特点,要求档案工作提前介入到电子文件的管理工程中。

第五,从档案管理的角度看,实行前端控制,优化了文档管理流程,减少了文件与档案管理各环节的重复,提高了管理效率和质量。比如文档数据的一次输入,多次利用,既减少重复劳动,节约人力物力、财力和时间,还减少了多次录入产生不一致信息的可能。

工程项目文档管理（控制）,简称工程项目文控工作,在国际大型工程公司中已不是一个陌生的概念,它和工程项目合同管理、费用控制、进度控制、材料控制等一样,是工程项目管理中一个重要、且不可缺少的模块。工程项目文档管理（控制）就是通过建立项目文档体系,以及各种文件管理的计划、程序、规范,做到项目文件,包括工程技术文件以及管理文件、通讯类文件的有效控制和按时收发,从文件信息的角度保证项目的顺利实施。工程项目文档管理（控制）不同于项目秘书和文件收发人员的职责,他的工作重心在于建立并维护项目各类文件的管理、流转体系,使之自始至终都处于可控状态,而并非文件的简单收发。

和国际大型工程公司一样,在我国,工程项目文档管理（控制）工作最早是出于工程项目管理的需要,对于一个工程项目来说,工程技术文件、项目管理文件以及来往通讯类文件在项目管理中起着举足轻重的作用,他们不仅是工程建设的唯一依据,还保证了项目管理工作有章可循,有规可依,以及项目各方、项目组内部各部门间信息的畅通。总之,如果一个工程项目无法保证工程技术文件有效、完整,无法建立项目文件利用和流转体系,就会导致项目管理效率底下,工程进度迟缓等后果,因此,工程项目文档管理（控制）是工程项目管理的需要。

同时,工程项目文档管理（控制）也是文档一体化管理的需要。工程项目文档管理（控制）是项目进行过程中中间文件的管理（控制）,是这些项目文件在项目结束后最终成为档案,档案部门对其进行档案管理的前端控制。如前文所述,前端控制对于优化电子文件管理、档案管理流程都存在诸多优势,它是文档一体化管理模式的核心内容,是现代档案管理中一种先进的管理模式。

第一,在项目策划阶段,根据项目类型、管理模式、合同要求、以及今后的归档要求做好项目文档管理（控制）的策划工作。

项目的各项管理工作都需要事先的策划,项目文件管理（控制）工作也是一样。项目文档管理（控制）模式以项目的类型、管理模式和合同要求的不同而不同,以EPC（设计+采购+施工）总承包项目和 PMC（项目管理承包商）项目为例,二者属于不同的项目类型,EPC总承包项目是以承包商的角色向业主交付文件,其文档管理的主要对象是设计、采购、施工类文件,其文档管理体系主要是按照合同和业主的要求,确保各类文件的质量,以及递交进度。而PMC项目则是以项目管理承包商的角色将承包商交付的文件递交业主,其文档管理体系是按照业主的要求,制定各类招标文件中对于文件方面的要求,并按照最终形成的合同,检查、接收各承包商递交的文件,最后按照业主的要求整理、递交业主。由此可见,项目种类的不同,决定着项目所承担角色的不同,以及文件管理内容的不同。另外,如果项目的管理运行模式不同,也在很大程度上决定着项目文档控制体系、流程的不同。比如一些涉外项目,设计文件需要业主批准方可生效,而国内项目则没有此环节,因此上述两类项目的文件管理流程和控制环节就会存在差异。还有一个重要的因素就是合同要求,或者可以说是业主要求,作为工程项目中的乙方,我们的行为宗旨永远都是为业主服务,所以项目文档管理也要遵从业主的要求,从文件编码到文件的传递交付方式,电子文件管理系统,有时甚至是一些细节,业主都可能有自己的要求,当然通常情况下这些要求只有以合同的形式表现,承包商才会加以遵循。由此我们不难看出,合同要求的不同,或者说业主要求的不同,在很大程度上决定着项目文档管理（控制）中若干环节的不同。另外,项目文件最终的归档要求也是文控工作应该考虑的重要方面,比如文件编码如何满足公司文件管理体系,比如项目文件收集范围等,只有在项目初期的文档策划中,充分考虑了今后档案管理的需要,项目文档管理（控制）工作才能在档案的全程管理中起到它应有的作用。综上所述,项目文档策划是整个项目文档管理（控制）工作的基础,只有针对项目类型、模式和合同、归档要求进行周密策划、计划的项目文档管理（控制）工作才不是盲目行为,才能在项目进行过程中以及将来的档案管理中发挥出真正的作用。

第二,参与电子文件管理信息系统的设计阶段,依据项目文档策划中各种管理理念和电子文件后续管理的要求,设置系统的各项功能。

众所周知,现在市场上的电子文件管理信息系统都是商业化很强的通用软件系统,在用户购买投入使用时,必须根据自己所具备的条件和需要做二次开发和定制,否则根本无法使用。可是多数情况下,此类开发和定制工作都由IT部门来完成,这就导致了系统完成后的功能与使用者需求之间或多或少的偏差。而如果换一种解决方式,即由使用者-项目文档管理人员直接参与到该项工作中,依据项目文档策划中各种管理理念和电子文件后续管理的要求,设置系统的各项功能,则可以从根本上解决这个问题,减少中间环节,最大限度的满足使用者的需要。

第三,把握文件质量、为档案的后续管理做好准备。

在项目文档管理（控制）中,每一位文档管理人员都深切的体会到,在文件形成之初就控制好文件的质量对于项目质量管理体系以及档案后续管理的重要性。文件的编号是否合乎项目编码程序的要求,文件的版本（REVISION）、签署、格式以及电子文件的应用软件版本等是否符合项目文件的要求,都应该在文件形成或者录入电子文件系统时就得到应有的控制。这是工程项目文档管理（控制）,或者说所有档案前端控制中,最应该把握的工作重点。如果我们在项目文档管理（控制）中不重视文件的质量,不但直接影响到项目管理的水平和效果,还将给档案的后续管理带来很多困难。

第四,项目文档管理（控制）工作中“控制”二字是核心。

何为“控制”,控制就是掌握住对象不使任意活动或超出范围。显然“控制”不是一件简单的事情,是不能只依靠简单的劳动就能完成的,而是要通过智慧,通过对控制物、控制目标以及周围环境的考量,制定出一个周全的控制计划,再付诸以行动,才能达到控制的目的。项目文档管理（控制）工作也是一样,他之所以区别于工程秘书以及文档收发人员,就是在于前者工作的重心在“控制”二字。不论是项目初期的文档工作策划还是文档管理人员对于系统的开发和定制的参与,都是为了保证项目文件的有效性、时效性,为了保证项目工作以健全有序的文件体系为依据进行。另外,项目文档“控制”工作还表现在通过对项目各类文件收发、审批时间等要素的跟踪,控制项目文件、项目各部门工作的进程,还可以以此作为项目索赔的依据。

另外,从档案管理的角度来看,比如项目文件质量的控制,尤其是电子文件真实性、完整性、有效性的控制,比如项目文件收集范围的确定等等,无一不体现出控制是工程项目文控工作的核心所在。

第五,提高项目文档控制人员的档案管理素质和技术专业素质。

从一般意义上讲,档案人员深入档案的前端控制,应该加强其自身现代信息技术,熟练运用计算机及现代设备来操作网络化管理信息系统。但是反过来,由于档案管理人员编制的限制,从事文件管理的人员大多都没有经过档案管理专业训练,所以应该加强他们档案学基础理论知识的学习。另外,基于专业档案,尤其是科技档案、工程档案技术专业性比较强,因此深入档案前端控制的人员还应具备一定的技术专业素养。

第六,严防工程项目文控工作和档案后续管理之间断层的出现。

行之有效的工程项目文档管理（控制）在工程档案管理中充当了前端控制的作用,然而一旦项目文控工作和档案的后续管理之间存在断层,那么前者将无法最大限度的发挥他在档案管理当中的作用。

档案的后续管理指文件处理完毕,有保存价值的文件被保存到档案管理部门后,档案管理部门对其实施的管理。实施档案前端控制最大的优势就是在于减少文件与档案管理各环节的重复,提高管理效率和质量。然而在现实工作中,却由于项目文控工作和档案后续管理之间断层的出现,导致前端控制的成果无法被成功的运用到档案的后续管理中去。比如,项目文件管理中,我们已经在电子文档管理系统中做好了文件的上载、录入、著录、编目等工作,然而当文件存档到档案室后,档案部门还需要重新对文件进行上述工作。这种现象产生的原因主要为：项目文档管理使用的电子文件管理系统和档案部门多年来使用的档案管理系统之间没有做好接口,使得前一个系统中的信息无法与后者共享,从而造成工作环节的重复。解决这个问题有两个途径,一种方法是做好电子文件管理系统与档案管理系统之间的接口,使得电子文件管理系统中的数据能够在归档移交时顺利导入档案管理系统中,以避免或最大限度的减少重复工作。另外我们也可以加大电子文件管理系统的开发和集成力度,使之成为集文件管理和档案存储管理为一体的信息存储管理系统,我们只需将需要档案部门保存的文件更改权限即可完成此类文件的归档移交工作。事实上,现在很多信息管理的软件系统本身就带有档案存储管理模块,只是我们需要结合本公司档案管理的特点和状况对其进行二次开发和重新定制。集文件管理和档案管理为一体的电子文档管理系统有效的连接了档案管理的前端控制和后续管理,防止了两者之间断层的出现,最大限度的发挥出了前端控制应有的作用。

电子文件时代,文档一体化管理,也就是档案的全程管理,比任何时代都显得更加重要。电子文件的诸多特点,以及其相应的管理方式,成为传统档案管理方式最大的挑战。深入档案前端控制,采用文档一体化管理模式逐渐成为现代档案管理的大势所趋。工程项目文档管理（控制）从档案全程管理的角度来看,就是工程档案前端控制的具体表现。工程项目文控工作质量的优劣在相当大的程度上决定着档案后续管理的水平。因此,我们一定要把握住该项工作的关键环节,着眼于档案全程管理的需要,从项目初期文控工作策划入手,抓住电子文档管理系统的需求设计和功能定制,这样我们接下来的实践才能有的放矢,不会偏离方向,才能牢牢把握“控制”这个核心和重心,从而发挥出档案前端控制的冲击力,达到文档一体化管理的真正目的。