促进档案信息资源充分地、有效地发挥作用是档案信息资源管理部门的基本职责。档案工作的社会性决定了在不同社会背景下,档案信息资源管理部门为履行自身职责所需做的工作是不同的。从社会发展为档案信息资源开发提供的条件出发,积极地、有效地开展相应的工作是实现档案信息资源开发有效性的关键。

社会管理理性化是实现档案信息资源开发有效性的基础。从本质上讲,社会管理理性化,旨在对社会实践的运行进行有效的设计与规范。具体言之,指的是从当下人们对具体社会实践特性及相关情形的掌握出发,对即将展开的社会实践进行设计、规范,进而按照所设计和规范的路径与标准来展开社会实践的一种社会实践管理模式。管理理性化下的社会实践是相对于经验支配下的社会实践而言的。管理理性化的内在逻辑使建立在管理理性化基础上的社会实践成为档案信息资源充分、有效发挥作用的基本社会平台。

管理理性化的内在逻辑首先表现为从社会实践的特性出发设计和规范社会实践的路径。理性化视阈下的社会实践应当是一个过程,即追求特定目标实现的过程。过程的合理性是实现预期目标的前提。实现过程的合理性,核心在于从特定社会实践的基本特性出发来设计和规范实践展开的过程。就城市基础设施建设工作而言,基础设施对社会实践与社会生活影响的广泛性、长远性以及基础设施系统内部的关联性客观上要求城市基础设施管理必须体现长远性与系统性,即必须从城市长远发展的角度出发选择基础设施建设方案,以避免基础设施重复建设问题。与此同时,在进行单项基础设施建设时,必须考虑对其他基础设施建设的影响,力求做到从基础设施系统出发运筹单项基础设施建设问题,努力做到基础设施建设的整体推进或在设施安排上做出预先安排;其次,表现为对其他社会实践成果的有效利用。现代社会实践建立在分工合作基础之上。社会实践的分工合作性所导致的社会实践间互为基础与互动性决定了有效的社会实践管理必须充分利用相关社会实践的结果。为此,要求社会实践管理者奉行开放心态,在积极、主动地利用相关社会实践成果的基础上设计与规范具体社会实践的路径。

建立在管理理性化基础上的社会实践为档案信息资源有效发挥作用提供了坚实的社会实践基础,使档案信息资源开发实践的有效开展成为可能。具体表现在：

1、管理理性化基础上的社会实践使社会充分利用档案信息资源成为可能。管理理性化的题中之义之一即在于社会实践主体不仅知晓如何有效进行社会实践（相对而言）,而且在程序上严格按照选定的路径展开社会实践。在此过程中,档案信息资源作为反映以往社会实践成果的基本数据,成为现实社会实践开展的基本依据或重要参考而进入人们的工作视野,成为人们有效进行当下社会实践自觉利用的基本文献。如此,不仅解决了社会档案意识问题,更重要的是利用档案信息资源成为人们的一种自觉性活动。有了这一社会实践基础,社会利用档案信息资源便成为一种自然活动。

2、管理理性化基础上的社会实践驱使档案信息资源开发工作不断提升服务水平。作为一项社会事业,档案信息资源开发工作的有效开展需要有社会不断推动。社会实践对档案信息需求在内容与服务方式上的变化驱使档案信息资源管理部门不断更新服务理念,调整工作制度,完善服务方式,以此来适应不断发展的社会对档案信息的需求。在此过程中,档案工作得以不断发展、壮大。

总体而言,现实中的中国是一个尚未实现理性化的社会。与之相适应,社会实践管理理性化水平尚处在不断提升过程中。具体表现在：

1、现实社会管理缺乏对历史的充分反思与批判。对人类而言,历史的真正意义在于为人的现实发展提供有益的启示与借鉴。受理性化缺失的影响,当下中国的社会管理,总体上缺乏对历史进行理性反思与借鉴。与之相适应,管理过程中缺乏对已有相关实践成果的分析与借鉴,结果造成众多重复性社会实践。如此,既导致有限资源的极大浪费,降低社会实践效益,同时也延缓了社会实践的发展,使社会实践长期在低水平上徘徊。

作为一项特殊社会实践,管理理性化程度直接决定了管理的有效性,进而影响社会实践的效率与发展。管理理性化对社会实践的影响核心体现在管理对其他社会实践所发挥的平台功能上,即管理作为一种特殊的生产力,其本身科学性与有效性如何起到加速或延缓社会实践发展的作用。尽管人的理性不是万能的,但在现代社会,离开人的理性谈科学与有效管理则是不可能的。因此,充分发挥人的理性对管理实践的构建与反思、批判功能成为现代理性化管理的普遍特征。

建立在理性基础上的管理首先对现实进行构建,即从人的对象化诉求出发,在理性分析与选择的基础上确定管理目标,进而选择有利于目标实现的管理对策。社会实践的连续性决定了理性的管理建构是以对社会实践,包括管理实践经验的充分、有效借鉴为基础的。因此,自觉地对社会实践的发展进程进行审视与批判,进而实现自我超越便成为理性化管理应有的基本行为模式。

这方面的明显例证是：与国内处理公共危机事件不同,发达国家处理公共危机事件往往耗时比较长,调查的范围与事项比较多,所动用的人力与物力也比较多。如此处理危机事件成本的确比较高,但其价值在于通过系统分析可以发现当下实践管理存在的问题,进而采取措施堵塞管理上存在的漏洞,以降低危机发生,尤其是同样危机发生的概率。从长远角度看,如此处理问题是高效率的。反观自身,我们却在为重复发生的问题付出越来越高的代价。

非理性化的社会实践及其管理导致档案信息资源开发生态环境长期无法改善。上世纪80年代以来,我们一直把社会档案意识低下视为影响档案信息资源开发与利用的外在因素,与之相适应,提高社会档案意识便成为促进档案信息资源开发与利用所要解决的核心问题之一。其实,社会档案意识问题仅仅是表象,真正的问题在于社会实践及其管理的非理性化。事实上,在我们大谈社会档案意识低下的时候,相当多的社会领域,如党政机关、事业单位以及其他社会实践部门中众多人不仅知道有档案的存在以及档案的价值,也知道如何利用档案。即便如此,社会实践及其管理却缺乏对档案信息应有的利用。之所以如此,根源不在于档案意识本身,而在于社会没有一种机制促使人们从已有意识出发规范自身工作的开展,即社会管理没有形成一种氛围促使人们自觉地利用档案信息来解决社会实践及其管理所面临的问题。值得深思的是,即使档案部门也未必真正从档案意识出发来充分、有效利用自身所保管的档案信息资源。否则,我们的档案信息资源开发绝不会是现在的状态。

2、社会实践管理缺乏应有的程序性与规范性,导致社会实践运行不规范,效益低下。社会实践需要规范,只有规范化的实践才可能保障实践的合理性,进而实现预期效益。管理作为实现规范的基本手段,通过相应的制度与程序作用的发挥,确保社会实践模式的合理、有效。

从规范意义上讲,当下社会实践管理存在明显的程序化缺失与失范现象。以城市工程建设为例。按照现行相关法规与制度规定,建设工程从立项、审批到开始施工应经过一个完整的流程。该流程一方面保障拟议中的项目建设符合城市总体规划的要求,另一方面保障项目建设方案科学有效,保护城市基础设施及其他相关设施或项目。实现上述目标,客观上要求市政当局设计完整的城市工程管理程序,并制定严格的制度规范相关管理部门严格按照规定的程序进行把关,对背离程序的行为坚决制止。现实中,城市工程建设管理主要关注的是项目的合规划性,相对忽视项目施工方案的审查。对工程审批程序的监管不力,导致边施工边审批的现象大量存在。结果导致项目在施工过程中经常出现违规现象,更有甚者,破坏城市基础设施的现象时有发生。对于出现的问题,有关部门常常采取经济制裁的方式加以解决。这种以罚代管的管理方式不仅背离了管理的初衷,成为一种野蛮管理,更重要的是助长了社会实践的无序性,导致问题重复发生,社会实践效益无法得到根本提高。

对档案信息资源开发而言,社会管理的程序性、规范性缺失降低了社会实践对档案信息的需求程度。在不利用档案信息照样可以进行社会实践,并对实践效益不产生明显影响的前提下,人们自然会出于省力或节约的考虑而放弃对档案信息的利用。在这方面,高校学术研究成果档案的利用状况可谓典型。高校档案馆保管了大量的毕业论文,但利用率却不高。原因在于,目前绝大多数高校的毕业论文质量审核制度缺乏相应的文献回溯检索要求。在这种情形下,毕业论文选题、写作出现大量低水平重复,甚至是抄袭现象便十分正常。由此,出现一些高校为防止学生抄袭毕业论文而限制学生利用论文档案的现象也就可以理解了。

面对社会现实,理性的档案人不应坐等社会管理理性化的提升,而应从档案人所肩负的社会使命——为促进社会实践有效开展和社会和谐发展而提供有效的档案信息服务出发,积极采取措施促进社会实践管理理性化的提升,在此过程中不断提升档案信息资源的利用效益。基于此,特提出以下促进档案信息资源开发对策：

1、向行政管理部门提供促进档案信息资源开发的对策案。理性化之路是自上而下与自下而上的有机统一。社会实践理性化对管理理性化的依赖决定了只有首先实现管理理性化才能从根本上促进社会实践理性化。管理的自上而下性决定了推动社会实践有效利用档案信息资源需要必须解决领导层、管理层的理性管理问题。因此,出于提升档案信息资源利用率与效益的考虑,档案信息资源管理部门应当把工作重点放到管理部门,尤其是行政管理部门身上,通过提供切实可行的工作建议案,推动管理部门理性地处理实践管理问题,从而为档案信息资源的有效开发提供有利的社会生态环境。

为此,档案信息管理部门应从档案对社会实践管理的基础作用出发,对档案在不同领域、不同问题的处理过程中所应发挥的积极作用进行梳理、分析,从档案工作角度出发提出处理社会实践问题的对策建议（仅限于与档案信息资源有关部分）,以促进管理部门规范自身管理程序,提升管理理性化水平,促进社会形成理性化的管理模式,为社会系统地利用档案信息资源奠定实践基础。

2、开展档案信息资源开发试点工作。通过示范效应来推动实践开展是一种有效的工作策略。为此,档案信息资源管理部门应努力争取社会有关管理部门的合作,进行系统化的档案信息资源开发实践,以提升该部门或系统的实践管理水平。

在合作伙伴选择上,应尽可能选择典型部门,即档案信息资源利用对促进社会实践管理成效比较明显的部门或行业。在这方面,市政建设管理部门、教育行政管理部门、科技行政管理部门可能是比较理想的合作对象。之所以如此,一方面这些部门管理工作的有效开展对档案信息的依赖程度比较高,争取其合作有潜在的优势;另一方面,这些部门具有较好的理性化管理基础,所需要的是相关部门提供相应合作。

3、提升档案工作信息化建设步伐,提高档案信息资源的数字化程度,为社会更便捷地接触与利用档案信息资源提供技术保障。在数字化、网络化日益普及,社会实践网络化程度不断提高的今天,传统纸质档案信息资源的保管与利用模式极大地限制了社会对档案信息资源的充分利用。为此,档案信息资源管理部门必须加大与信息技术部门和其它文献部门合作的力度,在加大档案信息资源的数字化与开放程度的基础上,利用公共信息网络传播数字化档案信息资源,使越来越多的档案信息资源转化成一般公众可直接查询的“一般”信息资源（不被公众视为档案信息资源的档案信息资源）,以此来促进社会公众对档案信息资源的利用程度。在这方面,目前高校学位论文档案,主要是硕士与博士论文档案的信息化建设与传播经验值得我们借鉴。