国有企业作为国民经济可持续发展的重要助推力量,大多控制着国家的经济命脉,比如交通、电力、通信、石油等企业,当前正在深入进行的国企改革正是适应总体经济可持续发展而采取的重要措施。在改革开放不断深入、现代企业制度逐步确立的环境下,实现国有企业的可持续发展至关重要,而国有企业的档案工作,辅助于企业的可持续发展,其自身的可持续发展也显得尤为重要。

（一）档案工作逐步融入到国有企业信息化建设体系之中。

企业信息化建设就是利用先进的信息技术和管理理念,通过对企业资产、生产流程、经营信息以及人力资源等内部资源的优化和集成,对企业供应链、客户关系、市场环境等外部资源的整合,实现企业基础业务的规范化、管理流程的标准化和管理手段的信息化,从而提高企业的技术水平、管理水平和经济效益,增强企业的核心竞争力。企业档案作为重要的信息资源,为信息化提供了表现的“舞台”,而信息化为档案工作提供了发展的“平台”,档案工作的信息化是企业信息化建设的重要组成部分,国有企业的信息化是整个企业信息化建设的重点,是信息化工作的“领头羊”,在这种趋势下,国有企业档案工作也逐渐融入到企业信息化建设体系之中。

（二）传统的档案管理模式难以适应国有企业面临的新形势。

自由竞争、产权变动、资产重组、信息化等都是国有企业面临的新形势。一方面,作为自负盈亏的市场法人,国有企业必然面临着激烈的市场竞争和内外部压力,传统的、单纯的档案保管工作已难以适应企业经济效益增长的目标,现代企业档案工作必须把档案实体保管与档案信息资源的开发利用统一起来,实现企业档案价值的最大化。另一方面,在信息化的推动下,电子文件大量涌现,这给传统的以纸质档案为对象的管理方式提出了挑战,虚拟归档、元数据管理、数字档案馆等新课题逐步呈现。

（三）企业档案工作标准化体系建设需要全面推进。

科学的规章制度和工作程序是开展高效工作的保障。目前很多企业认识到了档案标准化工作的重要性,很多行业协会也正在实施标准化制定工作,但是很多企业的档案标准化工作开展得不尽人意。有些企业在制定档案工作标准时,不愿意下功夫去啃“条条”,而是经常借助其他类似企业的档案管理标准“照葫芦画瓢”,这就导致“克隆”出来的标准脱离实际,操作性不强;有些企业在制定档案工作标准时,闭门造车,没有吸取同行业的基本经验和通用标准,导致制定出的标准难以与行业标准或国家标准接轨;另外还有些新兴行业或特种行业,比如核电企业,由于起步较晚,档案标准化体系还未全面建成。因此,企业的档案工作标准化体系建设与实际工作不太适应,需要全面推进。

（四）企业档案工作的地位需要进一步提高。

国有企业一般硬件条件较好,基础设施齐全,员工素质也较高,但目前仍有部分国有企业领导及员工对企业档案工作的认识不到位,企业档案工作总体上还处于被动从属的地位。一些企业领导和员工档案意识薄弱,档案部门自身积极性也不够,再加上企业档案管理制度不够完善,工作流程不够明确,档案工作效果没有得到有效发挥,导致企业档案部门出现“信息孤岛”现象,这些对企业档案部门来说都是比较危险的,企业档案工作的地位需要进一步提高。

（一）档案工作机构将成为国有企业内部的知识管理中心。

知识管理是指为了提高企业竞争力而对知识进行识别、获取和充分发挥其作用的过程。企业档案作为企业各项活动的原始历史记录,凝聚了企业员工在从事各项活动中获得的各种认识、体会、经验和教训,是企业显性知识的“沉淀容器”。知识经济赋予现代档案工作以新特点和新内涵,知识经济的高科技、高智能和社会信息化的基本特征与档案的知识性、信息性、社会文化性基本属性不谋而合,企业的一切信息资源都应当作为知识财富来集中管理。

档案知识管理包含了两层含义：一是以知识管理为导向的档案管理,二是以档案管理为基础的知识管理。现代的知识管理可以为传统的档案管理创新拓展提供方向与动力,而传统的档案管理为现代的知识管理简单实现提供路径与基础。档案管理与知识管理具有相似性,又具有互动性,从集合论来看,二者是交叉重叠管理,从关系论来看,二者是耦合管理,系统耦合原理为档案管理与知识管理的双向审视提供了最基本的必要性和可行性。

从档案管理与知识管理的关系来看,档案工作机构必将成为国有企业内部知识管理中心,知识管理被誉为“21世纪企业档案管理的新方向”。

（二）企业档案对国有企业的意义越来越重要。

国有企业进入市场竞争后,国家减少了行政干预,生产、销售都由企业自己负责,企业逐渐以营销来主导生产,企业在生产环节产生的科技档案、在销售环节产生的商务档案以及在日常管理过程中产生的档案种类和数量越来越多,作用也越来越重要。就拿信用档案和商务档案来说,在市场经济条件下,各种法律凭证、商务合同、市场营销、商标和知识产权方面的档案都关系到企业的切身利益,在关键时刻能起到极其重要的作用。商务部曾对1000家企业进行过调研,结果发现53%的企业存在着不同程度的信用问题,70%的企业被拖欠贷款,63%的企业曾因大小违约而受到损害,42%的企业被假货坑害过,究其根源,它们的共同点是未建立起信用档案,缺乏足够的信誉保证手段。另一方面,随着市场竞争的加剧和科技发展的日新月异,作为企业巨大科技和文化财富的档案逐渐在企业科技创新、技术升级和经营管理等方面起到重要的作用,这给企业档案工作的生存和发展提供了良好的契机。

（三）国有企业档案工作也将运用成本效益观来管理。

市场经济自由竞争,现代企业自负盈亏,国有企业各项工作必然要以经济效益为中心,因此企业档案工作也必须运用成本效益观来进行管理,尤其是产权变动或企业转制后成为国有控股的股份制企业,其各项经营管理工作都涉及到股东的切身利益,投资的回报率是股东们最关注的问题。企业档案部门作为信息服务部门,工作效益的大小直接影响到该部门的存在与发展,因此企业档案工作必须考虑到企业的效益目标,以成本效益观来进行管理以使企业档案工作获得相应的经济效益和社会效益。

（四）档案工作标准化体系建设势在必行。

与市场接轨,与国际接轨,要求国有企业向管理要效益,而规章制度是提高管理效益的有效工具。国家行政管理部门的指令不再是国有企业的“护身符”,建立与现代企业制度相适应的档案工作标准化体系,是当前企业档案部门求生存、求发展的必经之路。

可持续发展思想中一个很重要的原则就是从发展的角度,多考虑后代人的需要和利益。冯子直同志在《继承和发展曾三档案学思想》一文中说到,“应当对档案工作进行广义的、全面的理解,既要看到服务主要是提供档案为党和国家当前的各项工作服务,还要看到把档案科学地、安全地、长远的保存下来,流传给我们的子孙后代,为将来的利用做好准备也是一种很重要的服务。实际上这也就是档案工作要有可持续发展的意识”。作为国有企业的档案工作,其可持续发展要求档案部门齐全完整的收集和保管档案,及时有效的开发和利用档案,为国有企业的持续、健康和稳定发展保驾护航。

（一）从整体战略上规划可持续发展。

1、制定档案工作的可持续发展战略。

国有企业的档案工作应该有一个总体规划,档案部门应该从长远发展的角度,结合企业总体工作安排,制定本部门的发展规划,包括总体规划、发展思路、发展阶段、发展措施和软硬件建设、人才引进以及目标预测、环境预测、困难预测等等,以此指导本部门有条理的安排工作。

2、用可持续发展观指导档案基础工作。

企业档案的收集、整理、鉴定、保管和利用是档案业务工作的基础环节,直接决定着档案收集范围的大小、保管期限的长短以及某些档案的存毁,因此我们必须谨慎从事,不仅仅以当前需要为取舍标准,还必须顾及企业的长远发展,尤其是国有企业档案,很多都涉及到整个行业的关键信息,具有商业机密性或高科技特性,对以后的保存备查具有重要作用,因此,国有企业档案部门应该把可持续发展意识渗透到各项基础工作中去。

3、实现档案保管与档案利用的双重功能。

国有企业档案部门首先作为档案保管部门存在,然后才是对档案信息的开发利用。国有企业的档案价值对企业本身一般较为重要,对后代的查考也很重要,尤其在一些特殊行业,如石油、核电、航空等行业,其档案涉及到重大的国家利益,此类档案的保管与利用同等重要。

（二）从具体业务上落实可持续发展。

1、提高国有企业档案工作的信息化水平,为可持续发展奠定基础。

工业信息化要求国有企业反应迅捷、运作高效,作为企业信息资源的管理机构,档案部门必须从体制上、手段上和软硬件建设等各方面着手,把档案信息化建设融入到企业整体信息化建设中去,把企业档案部门建设成为企业的信息中心和知识管理中心。

体制建设上,企业应该综合文件、档案、图书、情报、资料管理于一体,并与信息技术部门融合,实现信息文档的一条线管理;手段创新上,文档一体化管理是实现企业档案工作信息化和现代化的有力措施。文件生命周期理论认为文件和档案是文件在整个生命运动过程中的不同阶段,实现文件和档案的一体化管理,强化了文件与档案之间的自然衔接,有利于实现文件档案的前端控制和全程管理,为实施信息化的工作流程奠定基础;人才配备上,国有企业档案部门要结合企业整体人才引进目标,制定可行的人才培养计划,形成科学的人才梯队,把档案专业人才与计算机、技术等专业人才有效结合起来;设备配置上,国有企业档案部门要从实际出发,以当前需要为主,兼顾长远发展,努力提高现代化水平,为档案工作的信息化提供硬件保障。

秦山第三核电有限公司作为核能发电的国有股份制企业,对信息文档业务进行一条线管理,公司专门设置信息文档处对信息系统、网络技术、计算机、通讯安保、文件档案、图书情报、资料、音像、翻译等业务进行统一归口管理,理顺了关系,规范了流程。信息文档处配备了信息技术、计算机、通讯、文件档案、翻译、音像以及核电工程、工艺技术等方面的专业人才,形成了科学的人才梯队。该公司自成立以来,已累计投入一千多万元用于企业档案部门的软硬件建设,现在该公司拥有四个符合国家标准的档案库房,并配备有二氧化碳自动灭火系统、档案密集架、臭氧消毒机、负离子空气净化器和恒温恒湿空调机组、温湿度自动控制系统等现代化设备,为实施档案工作的信息化创造了条件。为了更好的实现前端控制和文档一体化,该公司在管理上做到四统一：统一政策指导,统一程序约束,统一软件管理,统一编码标识,大大提高了文档工作的效率和标准化程度。目前,公司正在大力实施TEAM（秦山三核企业资产管理）系统,并深入进行生产文件的优化管理,提高文档管理的信息化程度,从而为档案工作的信息化、现代化和可持续发展奠定了扎实的基础。

2、企业档案部门要提高领导和员工的档案意识,推进档案标准化体系建设,为可持续发展提供制度保障。

国有企业领导的决策对企业档案部门的影响至关重要,普通员工的档案意识也是关系到档案完整性、安全性、有效性的重要因素,要实现档案工作的可持续发展,必须争取领导的重视和员工的支持,推进档案标准化体系的建设,实现文档工作的规范化、标准化。

中国石化集团胜利油田是一个拥有四级管理体制和203000多名职工的庞大生产管理机构,企业档案工作也有相当难度。油田领导十分重视档案工作的发展,始终把档案工作纳入全油田工作规划和领导的议事日程,先后下发了《胜利石油管理局档案管理办法》和《关于下达管理局直属单位定编方案的通知》等文件,明确了油田档案工作的编制、机构、职责,并通过知识竞赛、档案普法等活动,提高全体员工的档案意识,成立了以油田分管领导为组长的档案标准化体系建设小组,针对本厂前些年所发布的档案标准进行修订,采取了近年来所颁布的一系列关于企业档案工作的国家标准、地方标准和行业标准,对规范企业档案工作起到了很大的推动作用,也保证了企业档案工作的持续、稳定和健康发展。

3、企业要综合运用行政、经济和法律的手段来保障档案工作的可持续发展。

行政、经济和法律措施的综合运用,为档案工作提供了制约手段。尤其是在国家基础设施建设、特种行业以及涉外项目的企业中,档案管理尤其要注意综合运用这三种手段对文档工作质量进行控制,以维护国家和企业的利益。

在烟台港西港池顺岸码头扩建工程档案工作中,业主从工程建设开始就制定了《烟台港建设项目文件材料立卷归档细则》,明确了文件积累的顺序和范围、立卷的标准和要求、归档时间和程序以及档案保留金制的推行和奖赏等内容,为工程建设的文件档案工作质量提供的保障;在工程主合同中,把工程造价的10%作为档案保留金,有效的提高了承包商的内外压力,促使其重视档案工作;在经济合同签订的时候,把文件档案立卷归档要求作为其中一项重要内容,对竣工档案的归档时间、范围、质量要求、份数、违约责任等都做了详细规定。这些措施的综合运用为档案工作的可持续开展提供了保障。

4、企业档案部门要把“三纳入”“四参加”“四同步”的档案工作措施落到实处,以促进企业档案工作的全面和协调发展。

企业档案“三纳入”、“四参加”、“四同步”措施是实现国有企业档案工作全面、协调和可持续发展的重要措施,以秦山三核为例：

三纳入——文档管理措施纳入到公司数百份管理程序中,其中关于文件与档案管理的程序就有数十份,在其他各专项管理程序中也都有涉及文档工作的专门条款,根据秦山三期按照合同管理的现实,公司还将档案工作纳入到合同条款中,从源头上控制文件的产生与流转;档案工作纳入到公司各部门工作计划中,每个部门均配有专兼职文档人员,负责本部门日常的文档管理;档案工作纳入个人岗位责任制,公司岗位规范中都明确了个人职责,在月度考核和年终员工考核中,文档工作的成绩与失误成为重要的参考依据。

四参加——档案人员参加企业各专项领域工作,在公司生产运行、变更改造等领域,在乏燃料干式储存、检修厂房扩建、战略备品备件库建设、配套生活区建设等专项工作中,均有文档人员参与文档记录管理规范的制定,参与相关文件的编制、传递、收集、整理、归档等工作;信息文档部门参加到企业合理化建议、技术创新项目和科技成果鉴定以及相关资料的整理归档工作中;档案人员参加工程建设和零星基建项目的竣工验收,并对相关文档工作提出建议和整改措施;档案人员参与设备开箱验收,并以管理程序和合同条款的方式前端约束承包商的文件编制和归档行为。

四同步——在公司下达年度工作计划或各专项工作计划的时候同步下达信息文档领域的工作计划;在检查工作计划落实情况的同时检查文件的形成和积累工作;在工作验收的同时对相关文件与记录的规范性、准确性和系统性进行检查和验收;在成果鉴定的同时提供文件档案依据,做到行之有据,查之有果。

这些措施的实施将文档的前端控制工作落到实处,在不断总结经验的基础上,档案部门逐步变“纳入”“参加”“同步”为“一体”,始终坚持文档一体化管理之路,促进了档案工作与公司其他具体生产管理活动的全面和协调发展。

5、利用国有企业宝贵的档案信息资源,提高档案工作的经济效益,为可持续发展提供动力。

企业档案经济效益的实质就是档案信息资源开发和利用的价值,它包括直接给企业带来经济效益,节约企业物化劳动和活劳动,间接地提高企业的经济效益。国有企业应该转变传统档案保管的观念,努力提高本部门的经济效益：

（1）有效利用企业档案的历史凭证价值：在新形势下,企业档案产生的范围和类型越来越广,商务合同、基建图纸、法律凭证、信用档案、会计档案等大量积累归档,档案部门要善于运用这些档案的凭证作用,为企业争取合法的经济利益。在1999年9、10月间胜利油田的资产评估工作中,油田档案部门准确的提供了所需的商标合同、机器设备、土地房产、技术专利等方面的档案材料19.3万多卷（件）,仅其中的2083卷土地档案就为油田避免重征土地费用1.3亿元;扬子石化公司在芳烃厂的加氢裂化装置由120万吨/年改为200万吨/年的工作中,以科技档案为向导,利用原设计进行了不同运行方式下的产品分布、经济效益比较实验,拿出最佳改造方案,实际节省投资1.8亿元,利用科技档案创造经济效益1700万元。

（2）充分挖掘企业档案的参考研究价值：胜利油田桩西采油厂桩古10井,原是一口日产千吨原油的高产井,后来地层出水,油田减产,一度成为一口停产井。因此单位领导和有关地质技术人员详细查阅参考了该井的地质档案,制定出相应的技术开采措施,终于使该井恢复生产,保证了企业的持续增产。

可见,企业档案是一笔巨大的财富,国有企业要充分利用其历史凭证作用和参考研究作用为企业创造经济效益。效益的显现给企业档案提供了生存空间,为可持续发展提供了动力。

6、国有企业档案部门要做好档案信息开发和档案编研,为可持续发展提供支持。

档案编研产品包括企业年报年鉴、企业史志、先进人物传记、科技专题汇编、技术攻关项目资料汇编、科技手册等等。档案编研产品能为企业生产经营活动提供集中的、全面的和有针对性的技术资料,能为企业文化建设提供生动翔实的素材,对企业生产、经营和管理活动有着重要意义。胜利油田档案馆先后顺利编写《胜利油田大事记》、《英雄谱》、《胜利40年》大型画册和筹办《胜利油田建设成就》大型展览,丰富了企业文化,鼓舞了广大工人的斗志,增强了油田工人的凝聚力,在历年的新员工油田基本知识培训中,档案部门承担了大量工作,所有这些工作为企业创造了巨大的社会效益,同时也节省了培训成本,得到了油田领导的肯定和广大员工的尊重,档案工作的可持续发展自然得到了广泛的支持。

综上所述,面临国企改革深入进行的趋势,伴随着信息化建设和知识经济的不断深入发展,国有企业档案工作必将与企业信息化建设融为一体。在科学发展观的主导下,国有企业档案工作必须从实际出发,逐步提高自身规范化、标准化、自动化和信息化程度,强化为企业服务的自觉性、能动性、灵活性和有效性,采取切实有效的措施,促进自身的可持续发展！