新世纪新阶段,军队面临的形势和职能使命正在发生深刻的变化,军队档案工作面临着全新的机遇与挑战。如何以胡锦涛主席的“适应世界军事发展新趋势和我国发展新要求,推进军事理论、军事技术、军事组织、军事管理创新。调整改革军队体制编制和政策制度,逐步形成一套既有中国特色又符合现代军队建设规律的科学的组织模式、制度安排和运作方式”的重要论述为指导,促进军队档案工作又好又快发展,是亟待军队档案工作者回答的一个时代性话题。

为了不断提高军队档案工作水平,增强服务大局、服务党委和首长中心工作的力度,积极推进档案信息化建设,努力提高档案工作质量和效率,大力发挥档案信息作用,为做好军事斗争准备、提高战斗力提供不可替代的档案信息保障,2008年4月底,来自全军档案工作领域的60多位代表齐聚申城,围绕“军队档案基础工作”、“军队文档一体化”两大主题展开了全方位的研讨。

此次全军档案理论研讨会共收到论文63篇。在军队档案基础工作研究相关论文中,有关军队档案管理体制机制创新研究的论文13篇,占20.5 %;有关军队档案收集工作研究的论文9篇,占14.3 %;有关军队档案鉴定工作研究的论文8篇,占12.6 %;有关军队档案保护工作研究的论文5篇,占7.9 %。

在军队文档一体化研究相关论文中,有关文档一体化理论研究的论文11篇,占17.5 %;有关文档一体化实践与应用研究的论文5篇,占7.9 %;有关文档一体化核心技术——元数据研究的论文9篇,占14.3 %;有关文档一体化建设的环境状况的论文3篇,占4.8 %。

在3天的研讨中,与会代表围绕两大主题,从不同侧面、不同层次、不同角度对军队档案管理的相关问题展开了比较深入的探讨交流,其中的热点问题及取得的研究成果主要体现在以下十个方面：

（一）有关军队档案管理体制机制创新研究问题

新时期新使命、军队的体制性与制度性变革、现代信息技术的广泛应用,将对传统的军队档案工作带来冲击,军队档案工作的一些原则、制度原则、办法、流程等都有必要予以重新审视,对某些基本的理论与观念做出新的思考和解释。因此,推进军队档案管理体制机制调整改革,是有效履行新世纪新阶段我军历史使命的迫切需要,是实现档案工作信息化、档案信息数字化的必然要求,是遵循档案工作规律,理顺档案工作内部关系的内在要求。

军队档案管理体制机制是一种制度性的工作框架,这种框架具有连续性和稳定性,对于档案基础工作具有导向性、约束性与服务性。完善和健全军队档案管理体制机制,有助于在档案收集、保护、开放利用、档案人员管理等诸多方面解决制约军队档案工作发展的深层次问题,促进军队档案工作的全面发展。

鉴于军队档案管理体制机制调整改革,是一项复杂的系统工程,当前的研究重点应立足于积极理顺管理体制,努力创新管理机制,加强档案管理监管力度等方面。针对军队体制编制调整改革的实际,军队档案主管部门应集中力量,抓紧论证研究军队档案工作的体制问题,为军队档案管理体制机制调整提供理论基础与政策支持。

（二）有关军队档案管理业务流程再造问题

业务流程再造理论的核心思想是以流程管理为重心,通过对流程的明晰、设计、优化、再造和标准化,将人员的岗位职责、部门职责、绩效考核有机地联系起来,解决专业分工导致的扯皮、推诿、混乱、效率低下等痼疾;消除无视组织总体战略目标的本位主义思想,力争以最小的成本,将高质量的产品和优质的服务提供给用户。

电子文件的大量产生,对传统档案工作理念与模式带来冲击,是档案管理业务流程再造的动因之一。在档案工作中引入业务流程再造的思想或理念,不能只是简单的概念移植,而是必须在明确目标的前提下,对档案工作内部的管理方式、沟通方式和部门组成等组织结构问题进行相应的调整。研讨会对军队档案管理业务流程再造的内涵、原因等进行了初步分析,对档案业务流程再造的指导思想、步骤设计等进行了探讨,并对新时期军队文书档案整理业务的基本流程和主要内容进行了具体的分析研究。

（三）有关军队档案收集工作研究方面

基于“军队记忆”层面的档案,并不是单指或针对哪一类别的档案,而是一种理念。理想状态的“军队记忆”应当是全面的、网状的,鲜活的、立体的,连续的、有机的,通过这种记忆,可以回溯历史、再现历史、还原历史,这种记忆是连续的、鲜活的“生命体”,它还在不断生长、不断延续。其实质在于：档案的收集工作还应负有对即将逝去或已经逝去的事物,进行挖掘补录的任务;档案不仅记录成就,而且还应记录获得成就的过程。档案的收集,不应仅局限在机关形成的文件上,还要注重收集具有记忆各领域、各阶段及重要事件细节的档案上。

从记忆的角度来看待档案,为我们分析、研究档案和档案工作提供了一种新的视角、新的方法。特别是在档案的社会宣传、档案征集保护方面尤其如此。用“记忆”诠释档案有多方面的现实意义：有助于增强公众保护档案的自觉意识,且更容易拉近档案与公众的联系;有助于增强社会和公众对于保护档案文献遗产的责任感;有助于拓宽档案资料收集工作的视野。与此同时,必须把握档案的本质,明确档案收集的边界,即档案部门究竟应该收集哪些档案,避免出现档案概念泛化的倾向。任何忽视档案重要性或者以“记忆”为幌子将档案范畴扩大化的行为均无益于档案工作的健康发展。

国家档案局所倡导的“转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识,重视所有涉及人的档案的价值,建立覆盖人民群众的档案资源体系”的理念与思想,对于军队档案资源建设将产生深远的影响。

（四）有关军队档案价值鉴定工作研究方面

档案价值鉴定工作不仅关系着档案的质量,也关系着档案的“命运”。但由于对档案价值鉴定的意义和地位认识不足、档案价值鉴定有关法规和标准不够健全完善、档案价值鉴定理论研究的欠缺、档案价值鉴定的组织实施存在不足、档案人员业务素质与鉴定水平局限等原因,军队档案价值鉴定工作相对滞后,缺少对于归档文件材料的准确性、完整性鉴定,也没有对档案的珍贵程度进行评定。

档案价值鉴定工作贯穿于整个档案生命运动过程和各个业务环节,涉及到各级档案行政管理部门、档案馆和立档单位。为确保军队档案价值鉴定工作的有序进行,不断提高军队档案价值鉴定工作的水平,应成立军队档案价值鉴定委员会,制定并完善档案价值鉴定政策,加强对于全军档案价值鉴定工作的宏观监督和指导;完善军队档案价值鉴定法规、标准,根据军队档案工作的实际,制定并完善：档案价值鉴定工作规则、归档范围规定、档案保管期限表、档案解密和控制使用规定、开放档案规定、销毁档案规定等,使档案价值鉴定工作早日走上规范化、制度化、科学化的轨道;建立完善档案价值鉴定工作机制,在基础工作、利用工作、信息技术工作部门之间建立起有助于依法强化鉴定工作的互动协作机制,以改变目前档案价值鉴定工作的被动局面。

（五）有关军队档案保护工作研究方面

随着档案信息内容和载体形式的日趋多样化,传统意义上的档案保护由于其技术手段和覆盖范围的局限性已难以满足新环境下档案安全保管的要求,贯穿档案工作全过程的档案保护技术工作开始面临新的挑战。

由于档案保护意识欠缺、温湿度的控制和调节存在漏洞、档案保护制度执行不严、档案修复技术发展滞后、档案保护理论研究力量的薄弱等多方面的原因,导致目前馆藏中纸质载体档案字迹褪色,字迹湮化扩散、模糊不清,纸张发黄变脆变薄,纸张破裂、残缺、卷曲等现象较为严重。即使新型载体档案也存在磁记录信息受损、影像模糊和消退等现象。

军队档案保护工作不仅仅只是军队档案业务工作的环节之一,而且是一项贯穿档案工作全过程的重要工作,一项关系到国家文化遗产传承的重要工作。应以“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的精神为指导,强化档案保护意识,努力实现对于档案制成材料的“前端控制”,提升各类档案的内在质量。强化档案保护的基础理论与应用理论研究,为档案保护实践提供指导。集中人力物力,解决档案保管条件的达标问题。建立档案保护技术人员的业务培训机制,为军队档案保护提供人才支持。健全完善档案保护工作的组织机制与合作机制,实现军队档案保护资源的合理共享,采取科学的方法、成熟的技术抢救濒危档案。充分利用档案信息化建设成果在档案利用过程中加强档案原件的保护。

（六）有关文档一体化的内涵和建设内容研究方面

全面地、科学地理解文档一体化的内涵和建设内容,有助于树立文档一体化管理的理念、建立统一的文档管理机构、制定规范的文档管理制度。

我国档案界对文档一体化管理科学涵义的理解,经历了一个从狭义到广义的过程。一般认为：科学的文档一体化的内涵应从广义文件观出发去认识和理解。其核心思想是：以文件生命周期等相关档案学理论为依据,以计算机及网络技术为依托,从系统论的角度出发,对文书工作和档案工作进行系统筹划和科学管理,使之实现系统化和规范化,从而发挥各自以及总体的最大效能,确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。这一认识已经从文书工作、档案工作的单个环节延伸到文件的整个生命过程,它不仅隐含了对文书、档案管理流程、环节的审视与重构,而且深层次地触及了文件、档案管理标准、制度等体制问题。

关于文档一体化的建设内容,尽管文档管理一体化的内容很多,但其实质是一致的,即把文书工作和档案工作整合为一个工作系统,进行统一控制和管理,其目的是对文件和档案的运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。具体内容包括：管理体制的统一设计、组织机构的统一设置、管理人员的统一配备、管理制度的统一规范、系统软件的统一开发、操作标准的统一制定、关键设备的统一配置等。

（七）有关文档一体化理论基础研究方面

深刻理解文档一体化的理论基础,能够为文档一体化实践提供科学的指导和有效的方法手段,保证军队文档一体化建设的正确方向。

研讨会认为,文件生命周期理论是文档一体化的主要理论基础,作为文件管理理论的核心部分,文件生命周期理论诠释了现行文件与档案在本质上是一个连续统一、前后衔接的过程。所以,文件生命周期理论被认为是文档一体化最直接的理论依据。文件连续体是文件生命周期理论在电子时代的充实和发展,使文档一体化研究得以拓展与深化。

与此同时,集成管理理论要求我们对文档信息资源集成、信息服务集成、业务管理模式和规范集成,它明确了在文档工作中集成管理的范围,为我们开展文档一体化管理提供了一种切实可行的思路;前端控制思想和后保管模式,突破了文件管理和档案管理的人为界限,从系统论的观点来认识文件与档案、文书工作与档案工作的关系,为建立电子文件时代文档管理一体化理论体系指明了方向。此外,基于数字化的信息资源管理理论、以前端控制为特征的档案价值鉴定理论、以来源原则为核心的档案整理理论等,都纳入了与会论文的讨论范围。电子时代文档一体化的理论基础已经有了极大的拓展和深化。

（八）有关文档一体化建设的发展现状与制约因素方面

在对国内外文档一体化的发展现状进行全面介绍与分析的基础上,研讨会对军队文档一体化建设的状况进行了理性的反思与总结。研讨会认为,在总部机关的重视和支持下,经过文书工作者、档案工作者们20多年实践探索,我军文档一体化建设在理论上取得了很大的发展,实践上进行了很多的尝试,技术上有了很大的突破,但是仍存在一些问题和差距。如实践探索活跃,但全面研究、宏观设计较少;计算机管理系统繁多,但文书工作、档案工作集成度不高,数据兼容性比较差等。

研讨会认为,我军文档一体化建设的主要制约因素包括：文档分离的管理体制的制约;具有中国特色的文档一体化管理理论指导的缺乏;政策、法规、标准保障体系的缺失;军队文档管理人员现代信息素质有待进一步提高等。虽然我们对文档一体化管理有了一定的认识,但是要真正在全军范围内实现文档一体化管理,还有很长的路要走。

（九）有关文档一体化建设的核心技术——电子文件元数据研究方面

研讨会认为,文档一体化管理理论对电子文件元数据的收集提出了要求。在前端控制和全程管理思想指导下,元数据收集要尽量提前、力求完整、持续动态、设计要确保标准化。在此基础上,对文档一体化背景下电子档案元数据内容框架的设计提出了构想,对电子档案元数据的适用主体、建立原则和主要功能进行了探讨,并从宏观和微观两个层面对元数据内容框架的构建进行了思考。尤其值得一提的是,元数据顶层框架设计的标准化、元数据需求分析理论研究、微元数据观结构分面化等研究成果,与国际档案界研究前沿接轨,体现了理论研究的先导作用。

与此同时,文档一体化管理模式的实现对于电子档案元数据的收集具有重要意义。文档一体化要求人们将文件从形成、使用到销毁或作为档案永久保存作为一个有机联系有规律可循的完整运动过程来看待,这有利于档案元数据收集的完备性、真实性、准确性,避免档案元数据收集过程中的重复劳动。

（十）有关军队文档一体化建设对策研究方面

文档一体化管理代表了档案工作发展的方向,但军队文档一体化建设是个庞大的系统工程,不可能一蹴而就,必须以科学发展观为指导,统筹兼顾,齐抓共管,重点抓好“四个统一”,即统一领导、统一规划、统一标准、统一系统。树立整体建设观和重点建设观,更新管理机制,加强理论创新,在深入分析需求的基础上稳步推进。具体而言,有效的措施包括：依靠部队信息化建设优势,构建文档一体化物理架构和软件平台;实现前端控制,在军队办公自动化系统的设计过程中,纳入文档一体化管理需求;尽快构建军队文档一体化标准体系框架,加快标准化建设;优化整合文书工作和档案工作流程,满足文档一体化要求;切实加强安全意识,采取有效措施保证文档一体化管理中的信息安全等。

总之,本次研讨会围绕“军队档案基础工作”、“军队文档一体化”两大主题展开了多角度的研究,集中了大家的智慧,展现了作者们的风采,较好地回答了当前军队档案工作发展中所面临的诸多问题,形成了初步的共识,对于推动军队档案工作的又好又快发展,具有重要的理论意义与实践意义。