管用关系是档案管理的基本理论问题。利用作为档案管理的最终目的,在管用关系中处于主导地位,受重视应当是不言自明,“便于利用”历来都是我国档案工作基本原则的重要内容之一。然而,实践中却并非总是如此,“一种较普遍的批评认为,档案部门总体上仍缺乏服务意识,‘重保管轻利用’。^①”为什么思想认识上重视并不必然导致管理实践中的重视甚至反而相悖?这个悖论如何形成?究竟是什么因素决定着管用关系的状况?其作用机理是什么?对这些问题的追索,兼具理论和实践双重意义,在当前档案管理面临各种挑战、发生转向之际尤为迫切。

历史上重管轻用思想的最初形成,与当时的技术水平低下分不开,档案的唯一性以及复制、保护等技术手段的制约,使人们不得不通过限制利用来保护档案。今天,随着科学技术的发展,档案及其信息的复制与传播在技术上已经非常容易做到,技术不仅不再是利用的制约因素,反而成为促进利用的力量,但正如人们所看到的,重管轻用的状况仍然存在。

不过应当注意到,当今重管轻用所表现出来的特征与历史上有所不同。管用关系可以从两个层面来分析,一个是档案管理作为机关内部事务,另一个是作为社会公共事务。无论哪一个层面,管用关系都会影响到管理制度以及管理方法,并通过它们表现出来。在机关事务层面上,早在上世纪30年代文档连锁制就已经对重管轻用的状况有所改变,这一制度通过打破“卷阀”个体对档案的垄断而便利了档案的利用。该制度得以推行有一个潜在前提,即档案利用范围清晰明了—机关档案服务于机关活动为当时的改革倡导者认同,剩下的问题是如何落实。今天,一方面,在组织体系的架构上,档案管理已从机关内部的一项事务成长为一项“社会文化事务^②”,达到了国家规模,另一方面,即便是政府机关,由于阳光政府的构建,其档案利用也不再限于政府部门自己而关涉全社会,进入到社会公共事务的范围,因此,当今的重管轻用更多地是在社会事务这一层面上,首要问题便是利用范围。

那么,作为社会事务的档案管理应当有什么样的利用范围?什么因素决定利用范围?通过思考可以看到,利用范围的一端影响着管用关系,另一端与价值取向密不可分。档案利用要涉及到两个方面—利用领域和利用群体。利用领域（档案服务方向）,是档案能够被利用、其功能得以实现的社会活动诸领域,如政治、经济、文化领域,或者公共、私人领域等,依划分标准的不同而有不同的表述;利用群体（档案服务对象）,即档案的利用者。利用领域和利用群体分别从社会领域和社会主体两个侧面,构成档案的利用范围。就档案的自然属性而言,对利用领域和利用群体是没有限制的,任何一种利用都有可能,而决定这种可能能否成为现实的力量则来自那些能够掌控档案的社会主体,即由那些拥有档案控制权的社会主体来选择、决定档案的利用领域和利用群体。有选择,就有选择标准,这个标准所取的方向就是档案利用的价值取向,并且由于利用的主导地位而最终成为整个档案管理的价值取向。在这里,档案管理的价值是指档案管理所具有的作用或意义,实际上是一种据以做出某种管理行为的依据或对某种管理行为进行判断的标准或规范,因而标准的取向即价值取向至关重要。价值取向表明档案管理活动的目标指向,明确“为谁而管”的问题,或者说什么样的社会主体能够从档案中获益、成为档案的利益主体。价值取向通过选择和决定档案的利用领域和利用群体,来作用于档案管理方式,将其精神实质贯穿于整个管理过程的方方面面,对档案管理活动具有强烈的导向性作用,影响着档案管理的前行路线。

以利用范围为媒介,价值取向成为影响管用关系的支配性因素,有什么样的价值取向,就有什么样的管用关系以及相应的管理状况。沿着这条“从价值取向出发、经由管用关系的作用、形成档案管理的状况”的逻辑线路,许多现象都可以得到合理的解释,例如,档案管理在从机关事务向社会事务演进时,如果没有形成与之相适的价值取向,仍然沿用机关档案管理的价值取向,以内部事务来定位其利用范围,管与用的发展便会失去平衡,重管轻用就是这种失衡的一个结果,它反映了档案部门的价值取向与社会对档案需求的期望值之间的错位。可以说,包括重管轻用在内的许多问题,其原因最终都可以追溯到价值取向上来,不改变价值取向,问题就不能从根本上得到解决。另外,价值取向的重要作用还在于,管用关系处于档案管理系统内部,调整的是系统内部的状况,而价值取向取决于一定的社会主体,与社会状况密切相关,传递着社会的要求,将档案管理与社会连接起来,使档案管理能够随社会发展而发展。眼下,在我国处于社会转型之时,档案管理如何通过价值取向的调整来与之相适呢?

按照利益主体的不同,我国档案管理有两种价值取向：“为国家”和“为社会”,前者的利益主体是国家,后者除国家之外还包括其他社会成员,利益主体多元。这一判断的依据是档案工作基本原则。

价值取向作为一种支配性的精神信念,渗透于管理活动全过程,在利用中得到最直接的体现,因而以利用状况来反映价值取向不仅直观,也较为准确。本文以档案工作基本原则中的有关规定为依据,理由有二：第一,在国家规模的档案事业建立起来之后,在集中统一管理的要求之下,包括利用在内的档案管理已不再是一个部门自己的事情而要遵循国家统一规定,这些规定的核心是档案工作基本原则,它体现了主流价值观;第二,就体现价值取向这一目的而言,对利用状况概括性的定性描述即可满足要求,而基本原则中有关利用的规定便是这样一种描述。

关于档案工作基本原则的表述先后有三个^③,（1）《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》（1955）：“集中统一地管理机关档案,维护档案的完整和安全,便利机关工作,反对分散保存。”（2）《国务院关于加强国家档案工作的决定》（1956）：“集中统一地管理国家档案,维护档案的完整和安全,便于国家各项工作的利用。”（3）《档案法》（1987）：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整和安全,便于社会各方面的利用”。（以下分别称为“55原则、56原则、87原则”。）

将三者利用方面的要求加以比较,可以看到它们的相同之处,都明确了“便于利用”是档案工作的目的,这既是利用自身地位所决定的,同时也反映出基本原则对利用的重视。不同之处在于便于“谁”利用,这个“谁”分别为“机关工作”、“国家各项工作”和“社会各方面”。

要说明的是,55原则是由中共中央而不是中央政府做出的规定,但“这一暂行条例的原则,对国家机关和军事机关也是基本上适用的,国家机关和军事各部门可仿照这些原则来建立和改革自己的文书处理和档案工作^④”,因而可视为整个档案工作的基本原则。由此可以得到两点,首先,机关档案工作实际上成为我国建立“国家档案制度”的起点,这对我国档案事业影响深刻,它意味着,档案工作要体现和执行国家意志;其次,“便利机关工作”虽然将档案管理定位于机关内部的一项事务,但价值取向最终指向国家利益,而不是停留于机关自身。56原则从政府角度将此确立下来,“档案工作的任务就是要在统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度^⑤”,所不同的是,统一管理的范围远远超出了机关档案的范围,“包括中华人民共和国成立以来各机关、部队、团体、企业和事业单位的档案,中华人民共和国成立以前的革命历史档案和旧政权档案^⑥”等国家的全部档案在内,与此相适,利用范围也扩大到“国家各项工作”。由此,国家规模的档案事业建立起来,“便于国家机关和科学研究工作的利用^⑦”成为主要利用方向。

利用范围从“机关工作”到“国家各项工作”的变化,有以下特点：第一,利用领域随档案外延的扩大而扩大,例如技术档案概念的确立标志着档案管理模式应用于科技生产领域,该领域自然就进入档案的利用范围。第二,在利用领域扩大的同时,利用群体也在扩大,然而扩大后的群体仍主要由该领域的工作（公职）人员构成,利用也主要是基于职务活动的需要,其背后是国家利益,因此,利用群体在扩大但利益主体没有扩大,与之前机关档案的利用群体相比没有质的区别。也就是说,利用范围的边界在绝对扩大,不过这是由于档案管理的规模扩大所致,是一种同质的变化,价值取向没有根本性的不同。

再来看87原则中的“社会各方面”这样一个范围,从利用领域看,它应当包括人类活动的各个领域而不仅限于政治领域,从利用群体看,应当由包括国家工作人员在内的全体社会成员构成,无社会阶层、利益集团等的差别,利用者可以以普通公民的身分、出于个人利益来利用档案,体现出“以民为本”的理念。这些利用者可能原本就在利用范围之中,但却是作为国家工作人员即“单位人”,而不是作为公民个体置身其中,利用要凭单位介绍信而不是个人身份证明、要表明利用目的等要求即是此种表现。利用范围从“国家”到“社会”的着眼点不在于边界的扩张,而注重于在既有边界内对利用领域和利用群体的重新认识和划分,“更换思维的帽子^⑧”,管理规模不再是扩大利用范围的前置条件。相对于前一次的外延式扩张,这一次的内涵式扩张因为利益主体由单一到多元而使得利用范围“不但有量的变化,而且有质的飞跃,体现了向社会开放档案的精神^⑨”。档案管理的价值取向从“国家”转向“社会”。

利用范围的变化,显现出半个世纪以来我国档案管理发展始终贯穿的一条主线：从机关内部事务向社会公共事务演进。两种价值取向主导下的两次利用范围变化,浓缩了这一进程中档案管理变化的两个阶段及其基本特点——扩张与转型。事实上这也是我国档案管理社会化的两种路径,它们在管用关系、独立性、管理维度等方面都不相同,并投射到档案学研究中,产生范式转换。

扩张与转型这两种路径的社会化效果不同,呈现出先后承继的关系。扩张使档案管理在规模上达到社会化的程度,转型则在动力来源、服务对象、管理主体等方面实现社会化。大体上可以说,扩张是管理方面的有限的社会化（因为管理主体的结构没有变化）,转型是利用上的社会化,并反过来促进管理上进一步社会化。衡量档案管理是否成为真正的社会性事务,不仅要看其管理规模,看所属机构有多少、所保管的案卷有多少,这些数量上的指标只是一个方面,更主要地是看档案管理是否具有一定的独立性,是否与社会紧密关联,若非如此,它就只能是“一家”的而不是“社会”的事务。档案管理要真正实现社会化,就必须转型。

转型是个过程,我们正经历着这个过程,体会着种种变化,也产生一些疑惑。如,档案管理似乎不像以前那样受重视,档案工作的开展受到一定影响。该如何看待这种现象呢?首先,应当看到价值取向从国家转向社会是必然的而不是可选择的,这是社会发展的要求：国家管理从“国家至上”向“民本”思想的转变,政府信息的公开,社会对档案利用的需求,技术发展使人们获取信息的途径多样化对档案管理带来的压力,等等。其次,只有沿着转向后的价值取向继续前行才是解决问题的有效途径,因为作为社会事务,最终是要由社会来决定其发展,返回到像以往那样依靠国家力量直接介入是不可行的。

在价值转向的同时,档案管理还面临着信息化的冲击。信息化的本质,与转向后的档案管理价值取向一致。价值转向与信息化的双重变奏,从不同角度、在不同层面奏出各自的旋律,共同谱写出档案管理转型的华彩乐章。

①②王舒怀、邓晓霞：《走近档案：让历史服务现实》人民日报2007年11月9日。

③冯惠玲、张辑哲主编：《档案学概论》（第二版）,第79页,中国人民大学出版社2006年5月版。

④中共中央批准《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》,《档案工作》1955（S1）。

⑤⑥⑦《国务院关于加强国家档案工作的决定》,《档案工作文件汇集》（第一集）,档案出版社1986年版。

⑧丁华东：《档案学范式研究的认识论意义及其题域》,《档案学研究》2007年第3期。

⑨刘国能：《悟与路》第33页,中国档案出版社2007年7月版。

⑩黄夏基：《经济因素在当代中国档案事业发展中的决定作用》,《档案学研究》2007年第2期。

张莉：《从自然性概念到社会性概念》,《档案学研究》2007年第2期。

张莉：《档案业务指导困境的深层原因及对策分析》,《档案管理》2007年第4期。

程美宝：《查阅公共档案：公民有权,政府有责》,《南方周末》2008年4月10日。