第一,档案品种的单一性。档案是人类社会的伴生物,人类的社会活动的多元化导致了档案这种伴生物的多样性。如,在行政领域产生的文书档案,在科技生产领域产生的科技档案,在财会、人事等领域产生的专门档案等,再加之其各种不同的载体与表现形式,可谓种类浩繁。但是网站上提供的档案资源一般仅为少量的文书档案和部分照片档案,像科技档案、专门档案及其他载体形式档案却极为少见。总而言之,档案网站上开放的档案资源只是数量巨大、种类繁多的档案资源宝库中很小的一部分,大部分的档案资源都被排斥在档案网站之外。

第二,档案信息内容的片面性。综观我国大部分档案网站,其上网信息一般只是些档案馆机构职能的介绍、馆藏档案指南、档案法规与标准和一些动态新闻。在档案网站上发布的档案馆藏资源信息也只是些文件目录和全宗目录。例如,中央档案馆的馆藏信息根本就没有在网站中出现,而其他的一些综合性档案网站也存在着可用档案信息数据的类型和数量甚少,以及缺少专题档案资源的问题。如此单调的信息内容自然无法吸引用户的眼球,其必然造成档案网站竞争力不足的局面。

第三,覆盖层面的狭隘性。作为社会记录物的档案产生于社会生活的各个领域,它的来源非常广泛,包含的内容极其丰富,涉及各行各业,各个方面。可以说上至天文、下至地理、中及人文,均有涉及。但是网站上绝大部分的档案信息是政府现行文件,而诸如,历史、风俗、人物、军事、科技、经济等类别的档案则极为鲜见,档案内容丰富的特性无从体现。

第四,提供利用形式的欠科学性。我国档案馆馆藏中纸质档案占很大比例,想要在网站上利用这些档案就需要对它们进行数字转换处理,形成数字化档案信息。但是一些档案网站只是把纸质档案摄制成照片图像,上传到网站上,却未将模拟信息数字化。对于这些非文本形式的档案资源,根本无法正常读取其中的信息,用户对其难以利用。

第一,目录信息资源多,档案全文少。目前各档案网站上提供的档案信息资源大多是目录级数据,例如,全宗目录、专题目录、开放档案目录等。而网站上提供的档案全文却很少,全文档案信息所占的比例很低,总体上讲,从档案网站上获取档案全文的能力差。在抽样调查的“全国省级以上35家档案网站中,只有3家档案网站能够提供部分内容全文阅读,约占本级别网站的9%,即北京档案信息网提供全文检索,内蒙古档案信息网和云南档案信息网提供部分内容全文阅读服务”。^①这意味着,即使公众在网站得到所需档案的某些相关信息,其需求也极有可能无法得到全部满足,而必须亲自到档案馆进一步的查询。即便是提供全文检索的档案网站,大部分也只是提供的现行文件查询,还远远不能达到所有的开放档案的全文获取。

第二,概要介绍信息多,深加工产品少。档案网站上的信息资源大多数是目录级信息,这些目录中的数据也还只是停留在案卷级的检索层次,对于能够更深刻揭示、评价馆藏的编研材料,如档案汇编、大事记、组织沿革、统计数字汇编等,很少见到。有的档案网站虽然提供的项目上有档案深加工产品资源,但多为名不符实,空有其表。

第一,网站项目设置雷同。经过浏览我国省级以上典型档案网站及主要城市档案网站后发现,目前档案网站设置的栏目归纳起来主要为：部门职能信息、馆藏档案信息、档案利用服务信息、编研成果信息、档案学术研究信息、档案法规与标准、动态信息、特色档案。栏目设置缺少特色和个性,使每个网站看起来大同小异,造成档案网站项目设置基本上相同、特色内容不丰富,同时大多数档案网站发挥的作用主要局限在本馆功能的宣传与介绍上,档案网站犹如一个个网上档案管理职能部门的罗列或档案成就展览。

第二,特色档案信息少。特色档案栏目是通过介绍反映当地人文、历史、风土人情等信息,显示本馆馆藏不同之处,加强用户对本馆的感性认识。每个档案馆由于职能和保管范围等不同,都有自己的珍贵档案,这些档案或是年代久远,或是内容罕见,或是载体特殊,正是这些珍贵的档案构成了馆藏特色。但很多网站的特色馆藏内容建设大多都未开展或者开展不力。例如,中国第二历史档案馆网站的馆藏精品栏目下的档案展示仅有五页的内容,云南档案网站上的特色档案栏目下没有任何资源。根据抽样调查表明“只有22个网站分别以不同的级别、类型和方式提供了具有地方特色或民族特色的档案信息”。^②而实际上网站如果缺少了这些特色资源的支持,就会使得每个网站看上去都大同小异没什么区别,这种重复建设,在造成人力和物力的浪费的同时,也无法发挥档案馆的资源优势,更谈不上宣传特色馆藏资源。

第一,技术平台的不统一性。每个档案馆网站建设时采用的后台技术是相对独立的,也就是说不同的网站采用不同的实现模式,这就成为在现有档案网站基础上实现统一的资源检索和资源共享平台的障碍。由于每一个档案网站应用的技术平台各异,故提供给用户的查找方式也就各不相同,这就又增加了档案资源在提供利用过程中的麻烦和困难。

第二,资源获取上的单一性。每个档案网站都仅仅基于各自拥有的档案资源进行网站信息的各项服务,和其他相关的档案馆网站没有沟通和交流,使得一些网站上的档案资源重复建设,造成不必要的浪费。利用者在进入一个档案网站时所能利用的资源,仅局限于本馆拥有的档案和提供的服务,因此要找到自己需要的特定信息就要对不同的档案网站逐个浏览,例如,在进入到属于国家级档案馆的中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆等其他网站主页之后,利用者获取到的档案信息资源仅仅限于本馆的馆藏,完全处于“封闭”状态。虽然大部分网站都提供了对本区域范围内或全国乃至世界范围部分档案网站的超链接服务,但是从本质上看,只是链接到相应的档案馆网址,仍然没有解决在线档案资源内容的整合与跨库检索。每个档案网站从内容管理这一层面看,仍然是一个个独立的信息孤岛,也就是说在线档案资源获取模式单一。要真正实现在线档案资源整合模式的获取,还有相当漫长的道路要走。

第一,检索工具用户界面专业性强。在线查阅档案,获取信息的用户类型是多样化的,不仅仅只限于档案专业人员,因此向这些非专业的用户介绍如何利用本网站的检索工具,迅速定位,准确查找到自己所需要的信息是十分必要的。目前虽然有的档案信息网设置了“查档指南”一栏,但是只向用户介绍可以查阅哪些内容,并没有向用户解释“档号”、“责任者”等一些专业术语,以及如何去查找获取自己所需要的信息的方法,也没有通过示例向用户展示如何充分利用检索工具,或者说只是把检索工具简单地放在网页上,根本就没有任何介绍和说明性的信息,这对于一些非专业人员来说,在很大程度上限制了他们对档案信息的获取与利用。

第二,检索工具的使用介绍信息少。档案要实现其作用和价值就要被利用,要想利用档案就要先进行检索,查找确定有没有需要的档案。档案网站是通过计算机和用户交互的方式来实现档案馆的各项服务和功能的,对于档案检索,网站通过提供相应的检索工具来实现。检索工具的种类和作用各有不同,有些只是提供简介性的信息,比如指南、手册,有些提供查检类的信息,如目录等。再者根据查检性检索工具提供结果的详略可分为全宗目录、文件目录、以及全文获取等。要想利用好检索工具,寻找到需要的档案信息,利用者还需要具备使用检索工具的相应知识,如检索工具如何使用、怎样输入才能找到需要的信息、应该从什么地方查找等,这样才能有效地利用检索工具找到有用信息。这类信息的提供主要通过网站上的检索工具使用介绍功能来实现,但是网站上却很少有这方面的信息服务,造成用户利用的不便和障碍。

第一,重视本馆资源的网上发布。每个档案馆都拥有着数量巨大、种类繁多、内容丰富的档案资源,每个档案馆的馆藏资源又各具特色,尤其是一些专门档案馆,所拥有的资源具有鲜明的独特性,这些能充分展现本馆特色的档案也是档案网站资源建设的重要依托和基础。因此,档案网站必须先立足本馆的馆藏资源,实现本馆资源上网,以发挥各自档案网站的作用,体现档案网站建设的价值,这也是档案网站建设首要的和基础性的工作。

第二,积极开展数据库建设。在馆藏资源数字化的进程中,要本着利用优先,分步实施的原则,优先进行珍贵的照片档案、音像档案、重要纸质档案资源的数字化,采集文件级目录数据,建设馆藏档案文件级目录数据库,然后形成全宗目录数据库、现行文件目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库,最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群,同时应着重推出一批具有示范性的特色数据库,使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。

第三,建设贴近大众的特色资源。根据各馆的特色建设整合一批与百姓有关的基础信息专题数据库。诸如职务任免、个人荣誉、职称评定、工作调动、毕业结业、知青信息、婚姻登记等大众人物信息数据库群。国外的档案馆在这方面就很值得我们学习,澳大利亚档案网站就极其重视特色资源的建设。其馆藏包括内阁文献、英国皇家专门调查委员会文件、联邦政府与各部门档案以及总督总理部长的材料。时间跨度从“1901年澳大利亚联邦成立时”开始,还包括一些“19世纪殖民地档案”,馆藏主体为文本形式,也包括“照片、招贴、地图、建筑设计图、剧本、胶卷、乐谱声音文件”等。

第一,构建网上政务信息超市。利用数据仓库技术,通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合,建立一批公开专题数据库,尤其是和百姓生活休戚相关的政府文件档案数据库。这就要求档案网站做到两个“及时”：一是及时对政府文件进行全文扫描,尤其是公众很难接触到的“红头文件”,供公民在网站上免费查阅; 二是加大档案的开放开发力度,及时解密、降密重要文件,公开非保密文件,让百姓全面了解党和政府的各项政策方针。

第二,构建网站共享平台。采用先进的网络计算机技术,统一数据检索入口和后台技术,消除网站的信息交流障碍,实现不同档案网站间的档案信息数据传输、信息集聚和档案发布,为各机关、各部门提供服务,为实现档案信息交换、资源共享创造条件,最终实现档案资源的查询和利用的一站式服务。

第三,构建档案网站群。以国家级档案信息网为龙头,分层次整合档案信息资源,建立档案信息门户网站,实现中央、省(自治区、直辖市）、市档案网站和区、县馆局网站网页的有效链接,各区、县档案馆网站又和当地网络联通,提高网站信息发布水平,为用户实现便利的跨库检索创造条件。也就是说利用者不论身在何处,都能方便地找到需要的档案信息。

第一,提高检索工具的易用性。档案网站为能满足不同类型、不同需求、不同层次的用户的需要,要及时推出必要的检索工具和服务,降低检索工具的利用难度,提高检索工具的易用性。一方面,使用以自然语言为基础的分类体系,避免在检索界面上出现学术性、专业性强的词汇。另一方面,友好化用户界面,使检索工具能够支持用户进行多种语言、多种逻辑方式、多种角度进行提问检索,尽可能使用户付出最小的努力就能掌握检索工具,从而更方便、快捷地找到所需信息。

第二,设置必要的辅助检索说明信息。为帮助用户更好的使用检索工具和资源,网站需要增加和推出更多的辅助检索功能的服务,为用户提供相应的咨询和帮助,引导用户查找和利用档案。档案信息网在信息检索的页面上可设置类似于“开始指导”、“如何在线检索档案”、“帮助”、“我能怎么做”、“检索要点”这样的栏目,向用户介绍详细的数据库信息,或者利用示例向用户演示如何利用基本检索与高级检索功能,这样即使是从未接触过档案检索的非专业人员,也可以快速地、轻松地利用各种检索工具获取在线档案信息。

第一,广泛互联各种相关信息。对于和档案资源相关的信息,档案网站也应提供相应链接,使档案网站更贴近用户的需求。档案网站不仅提供档案信息,还应设置和这些档案信息相关的网站链接,就同一个信息来广泛的链接互联网上的网页,如一些相关的法律规章、政策指示、出版物、及国家各级图书馆、其他省市和地区不同的专业协会等。从而在档案本身之外扩大档案网站的信息服务范围,扩展资源建设的覆盖面。

第二,链接其他各级各类档案馆网站。通过设置本馆和其他档案网站的链接,使用户可以更大范围的选择与获取信息,打通用户的信息获取渠道。同时充分利用中央、省（自治区、直辖市）、市地区档案网络,使用户不论在哪一个互联网终端,在哪一个地理区域,在哪一个社区街道,都可以检索到公开信息,真正实现档案信息资源为民服务。