国家档案事业体系的基本成分和框架由八个方面组成,即档案行政管理（包括管理机构局、处、科和法规等）、机关单位档案工作（档案室）、各级各类档案馆、档案教育、档案科研、档案宣传与出版、档案学术理论研究（档案学会）、档案外事。

各地区、各行业的档案工作是国家档案事业体系的组成部分,但不追求大而全或小而全,讲求因地制宜,形成自己的优势和特色。

我国国家档案事业体系,同别的国家比起来,有着自己的特色。比如,管理体制。通观世界各国档案、档案工作的管理形式,一般可归纳为两类：集中式和分散式。

所谓集中式,就是全国档案统一管理。法国、荷兰、比利时、瑞典等属于这一类。

所谓分散式,就是中央档案馆或国家档案工作管理机构,只管理中央或联邦政府机关的档案,不过问地方的档案事务。美国、瑞士、英国、德国等属于这一类型。

无论集中式还是分散式都不同于中国式。我国从中央到省（区、市）、地（市）、县（市）都有档案机构,既有行政管理机构,又有档案管理机构。《档案法》规定,国家档案行政管理部门,主管全国档案事业,上级对下级有监督、指导权。下级服从上级。这种档案管理形式同国家政治体制相一致,有着鲜明的中国特色。

再比如,档案室。我国各级各类机关、群众团体、企事业单位,普遍建立有档案室,或文书档案室、或保密档案室,而且大多是机关、单位的一个工作部门。这符合事物的发展规律和精简效能的原则,对机关单位工作和档案工作都有利。而在欧美发达国家尚没有看到我国这样的档案室,它们的机关、单位档案,或由机关单位文书人员兼管,或另立机构——文件中心保管。在一些发展中国家,或者欠发达国家,机关单位档案观念较为淡薄,管理无定式。

还有,档案宣传、出版机构,像档案报、档案出版社都是中国独有的。它的开创意义和影响不可低估。它的影响会越来越大。

中国特色的集中体现是国家档案事业体系。组成国家档案事业体系的八个方面,职责各不相同,但都是围绕收集、储存国家档案,“维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用” 这一档案工作总目的、总任务而工作着,并发挥着整体优势。它们互相联系、互为依托,形成了自我“造血机制”,营造了可持续发展的生机活力。从单一的档案收、管、用到一个完整的体系,这是我国档案事业建设的重大历史功绩,有着划时代意义。在世界上尚未发现哪一个国家有我国这样完整、系统、协调一体的国家档案事业体系。1996年,在我国召开的第13届国际档案大会上,我们用中、英、法三种文字介绍了这方面的情况,受到了与会代表的热情赞扬。国际档案理事会原秘书长凯斯凯姆蒂说：“中国档案工作的进步和使得你们国家取得杰出成就的职业精神,给来这里的人们以很深的印象。”国际档案理事会原副主席、西班牙国家档案馆原馆长玛格丽塔说：“从展览看,中国档案事业的变化之大让人难以置信。中国的经验很重要,应该多向其他国家介绍。” 国际档案理事会原副主席、瑞士联邦国家档案馆馆长格拉夫说：“过去的档案中心在巴黎,现在的档案中心应该是北京。”

国家档案事业体系来之不易。国家档案事业体系的形成,如果从新中国成立时算起,经历了近半个世纪,如果追溯到档案的产生,便经历了档案——档案工作——档案事业——档案事业体系这样四个发展阶段;经历了奴隶社会、封建社会、半封建半殖民地社会以及社会主义社会这样一个漫长的历史过程。民国时期离我们近,而且有特点,新中国是新的里程碑,讲讲这两个不同的时期。

民国时期的文书处理和档案管理工作都很紊乱。比如内政部,收发文无总号数,难于检查公文的收发、流转、办理等情况;档案分散管理,各司、各科各自为政;新旧档案整理方法也不一,调卷困难。文书档案管理紊乱,严重影响到行政效率。所以各部会的负责人,陈立夫在中央党部,蒋梦麟在教育部,黄伯樵在上海公用局开始文书档案工作改革。1933年6月,行政院召集改革公文档案会议,动员部署这项工作,随后成立行政效率会,改革行政,以提高行政效率。文书档案改革成为这一运动的主要内容,推动了档案工作的发展。

1、政府开始重视档案工作。1933年内政部次长甘乃光主持“文书档案改革运动”,并亲自在内政部试行文书档案连锁法。1934年1月国民党四届中央四次会议通过了重建国史馆的决议,还决定在国民政府行政院下,设立档案整理处（该处1935年2月正式成立）负责制订中央各部院整理新旧档案划一办法,监督指挥各部会依法处理档案,同时,为建立档案库做准备。同年5月,国民政府颁布了《整理国史及档案办法》。

2、开始引进国外的做法。国民党中央档案整理处派人到美、英、苏、德等国考察档案工作,吸取外国经验,制定档案管理办法。行政效率研究会主办的《行政效率》杂志介绍美、英、苏、德等国的档案管理办法。

3、创办近代档案教育。1939年,国民政府教育部在湖北私立武昌文华图书馆专科学校,设立一个档案管理专科。美籍华人费锡恩女士和中国的毛坤任教,学制两年。1942年教育部指定该校开办档案管理职业训练班。

1946年3月,殷钟麒在重庆创办私立崇实档案学校。此外,在上海、四川、江苏等地也有一些档案职业学校和讲习班。

4、档案学的实质性研究。我国档案学实质性研究始于民国。20世纪30、40年代,出版了几十部文书工作、档案工作专著。1958年中国人民大学历史档案系翻印的就有十三本。其中四个人写的四部书尤具开创性。

一是徐望之的《公牍通论》。《公牍通论》“上自《尚书》周秦,下逮现行程式”,“镕铸经史,贯通百家。”全书共九章,从公牍释义、类别、体例、储养,到公牍撰拟、结构、公文之叙法、用语、程式,真可谓通论。

作者虽有昔日吴芷泉著《论公牍沿革》参考,但 “益以诸家之说,参以私见,重为增补,并就时代之先后,考其原始,志其变迁,分代列述”,可见他的继承与创新。

二是许同莘的《公牍学史》。

《公牍通论》是横向地写公牍,而这本书是纵向地写公牍史。该书的“牍史”部分写了十卷,从上古三代、秦汉、魏晋南北朝、隋唐,一直写到清朝。“牍髓”部分仅两卷：内编和外编。主要写公牍人的修养和应具备的品行,最后附录“治牍须知”。

全书均有论述,把一般的方法、经验上升到了理论,成之为“学”。这是这本书的又一个可贵之处。以后形成的“文书学”、“文书史”多有它的影响和借鉴。

三是何鲁成的《档案管理与整理》。这是专门写档案的一本书。从档案定义写起,写到档案工作的行政管理,档案的点收登记、分类、编目、归卷调卷、庋藏以及资料的配合利用等。还介绍了英、美等国的档案工作、档案学术问题。中国人民大学吴宝康教授在1958年就把它作为教材。今年3月在中国老教授协会档案与文秘专业委员会等召开的纪念何鲁成《档案管理与整理》出版70周年学术讨论会上,张虹教授认为,1949年出版的殷钟麒的《中国档案管理新论》沿袭了这本书,新中国成立后高等学校出版的“档案管理学”教材或专著都清晰地留有它的足迹。书中提出的“点收”的做法,档案真实性的客观性等观点和机关的文书处理与档案管理统一领导的主张,以及全书突出一个“用”字——档案工作方便利用理念等,既有历史意义,又有现实意义。

四是傅振伦的《档案学与档案馆学》。这是我知道的第一个写档案学与档案馆学的。很遗憾,我没有读过这本书,别的地方不知道还有没有这本书。

以上四个人和四本书是我所知道的,我个人的看法,很可能还有我不知道的,希望同志们去发掘、去研究。中国文书史、档案史,文书学、档案学都有很大的研究空间。大家知道“千文架阁法”的故事吧。它是宋神宗时期（1068年）江南西路转运使周湛采用的管理档案的方法,被《能改斋漫录》误写成“千丈架阁法”,误传长达800多年。一字之差,意义全然不同。直到1992年4月,才为郑州大学王金玉教授在《隆平集》中发现这一错误。可惜他去世得太早。就从这一点上可以看出研究的空间有多大。

1949年1月北平和平解放。改朝换代,百废俱兴。档案工作如何开展?

1、党中央、政务院把档案事业作为政权建设的一个部分直接抓,从接收历史档案开始,奠定了中央几个档案馆的馆藏基础。

1949年10月25日,中央人民政府政务院第二次会议决定,以陈云副总理为主任的政务院指导接收工作委员会,负责统一指导与处理有关国民党政府中央各机关人员、档案、图书、财产、物资等接收事宜。11月底,政务院指导接收工作委员会组成以董必武副总理为团长的华东工作团,前往南京、上海等地进行接收工作。1950年1月5日,周恩来总理兼外交部长发表声明,严正指出：所有前国民党政府驻外领使馆及前国民党派驻外国的办事机构和办事人员,“在中央政府接管以前均应照旧供职,并负责保护一切财产、图表、账册和档案,听候清点和接管。”四天之后,周总理又命令原国民党中央政府和地方政府以及驻香港的办事机构主管人员和全体员工,“务须各守岗位,保护国家财产、档案,听候接收”,并重申：“保护国家财产有功者,将予以奖励,如有偷窃、破坏、转移、隐匿等情者必予重办。”在中央的决策下,1951年2月,中国科学院近代史研究所成立了南京史料整理处,收集国民党中央政府和地方政府的档案,并随即开展整理工作,到第二年底,共集中档案130万卷。这就是中国第二历史档案馆的馆藏基础。

与此同时,对明清时期的以及其他历史档案进行了接管。东北图书馆成立了档案部,保存东北地区明代、清代、北洋军阀、国民党政府以及日本帝国主义扶植的“满洲国”等几个时期的档案220多万卷（件）。北平和平解放后,文管会接收了故宫博物院文献部保存的明清等朝的历史档案,并改文献部为档案馆。随后接收了从南京运回的明清时期的档案资料320箱。这就是中国第一历史档案馆的馆藏基础。

与此同时开展了收集革命档案的工作。1949年12月中央军委发布了《关于收集革命历史文件和其他史料的通令》。1950年6月,中央人民政府政务院发布《征集革命文物令》,革命历史档案和文献资料,都在收集范围内。1951年7月,中共中央发出《关于收集党史资料的通知》。收集了大量的革命历史档案,加上中央当时的六个大区的档案,这就是中央档案馆的馆藏基础。

一个全国性的档案收集、整理工作已经开展,然而,全国性的档案工作机制尚未建立,甚至搞档案工作的不知道什么是档案,档案与资料有什么不同,更不懂得科学的整理方法;随便销毁档案的情况仍在发生。针对这种情况,除了办档案工作刊物,宣传档案工作和筹办档案专修班,培训专业人才,更重要的是采取组织措施。

2、成立国家档案行政管理和档案管理机构,下发文件,部署和指导全国档案工作。

周总理对成立国家档案局的工作十分重视。正值1954年9月召开第一届全国人民代表大会第一次会议,通过《宪法》,改政务院为国务院,并在国务院下设立一批主办专门业务的直属局这样一个时机,周总理将成立国家档案局问题先后提交中央政治局和国务院讨论通过,然后提交全国人大常委会审议。同年11月8日,全国人大常委会批准了成立国家档案局。国家档案局成为国务院新设立的20个直属机构之一。11月20日周总理任命曾三为国家档案局局长。第二年二月,国务院任命张中为副局长。

国家档案局的成立,是我国政权建设和文化建设史上的一件大事,标志着我国档案事业发展到了一个新的历史阶段,一个新的里程碑。

接着筹建中央档案馆。开始,中共中央、国务院分别建立档案馆筹备处。1959年1月7日,中央发出《关于统一管理党、政档案工作的通知》以后,中共中央档案馆筹备处与国务院档案馆筹备处合并,成立中央档案馆筹备处,负责中央档案馆的兴建工作。中央档案馆作为中共中央和国务院的直属事业单位,集中保管党和国家中央一级机关的档案。1959年10月8日,中央档案馆正式开馆。曾三被任命为馆长,裴桐、邱兰标被任命为副馆长。

国家档案局成立后,根据周总理和其他领导同志的意见,主要抓三项工作：起草“国家档案局组织简则”;准备召开党的第一次全国档案工作会议;起草指导全国档案工作的文件。

1954年12月,党的第一次全国档案工作会议以中央办公厅的名义召开。

1956年4月16日国务院颁发《关于加强国家档案工作的决定》。这是我国政府建设全国档案事业的第一个法规性文件。同月23日《人民日报》刊登了全文,并配发《加强国家档案工作》的社论和几幅批评不重视档案工作的漫画。

国务院《关于加强国家档案工作的决定》提出了我国“档案工作的基本原则是集中统一地管理国家档案,维护档案的完整与安全,便于国家各项工作的利用”;提出了“全国档案工作,都应该由国家档案管理机关统一地、分层负责地进行指导和监督”的管理体制;提出了加强档案工作的7条规定：（1）“加强国家档案工作的统一管理”;（2）“全面推行文书处理部门立卷,以建立统一的归档制度”;（3）“迅速整理开国以来的积存档案”;（4）“必须积极收集和清理分散在各地的革命历史档案和旧政权档案”;（5）“国家档案局在加强全面规划工作中,应该充分发挥对全国档案工作的指导和监督的积极作用”;（6）“加强各级档案工作机构”;（7）“加紧培养干部、提高档案工作的业务水平和科学水平。”这既是国家档案事业建设的纲领,也是对全国档案工作的部署。

这以后,全国掀起了一个档案工作高潮。全国档案工作机制逐步形成。机关文书档案工作、科技档案工作、城建档案工作、农村档案工作、军队档案工作、少数民族地区档案工作等逐步建立。全国档案工作拓展到了几乎所有形成档案的机关和单位。

就在这个时候,“文化大革命”开始了。档案机构被撤销,人员下放,档案被“清、精、轻”。全国的档案事业惨遭破坏。十一届三中全会之后,贯彻“恢复、整顿、总结、提高”的档案工作方针,1980年2月14日中央发出了另一个纲领性文件——《中共中央、国务院批转国家档案局关于全国档案工作会议的报告》(中发〔1980〕16号)。作了如下重要批示：“档案是历史的记录,是党和国家的宝贵财富。档案工作是一项很重要的专门事业,是实现社会主义现代化建设,开展历史研究,进行各项工作的必要条件。做好档案工作,不仅是当前工作的需要,而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。”“希望各级党委和各级机关的党组织进一步加强对档案工作的领导,……帮助档案部门解决工作中急需解决的各种实际问题。目前尤其要抓紧解决档案机构的恢复,人员编制、领导班子建设、干部配备和训练,档案馆经费和档案库房建设等问题……”

文件下发之后,中央有关部委和各省、自治区、直辖市认真贯彻执行。

1980年9月22日国务院批转《全国科学技术档案工作会议的报告》,12月27日国家经委、国家建委、国家科委和国家档案局联合发布《科学技术档案工作条例》。

1980年11月4日,财政部、国家档案局联合下发了《关于各级档案馆事业费的联合通知》。

1981年1月30日,国务院批转《图书、档案、资料专业干部业务职称暂行规定》,1983年5月4日,劳动人事部、国家档案局印发了《档案专业干部业务职称实施办法》。

1981年2月27日国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理暂行办法》。

1982年3月10日国家档案局、国家建委、国家农委下发《关于建立村镇建设档案的通知》。

1982年11月20日,中共中央办公厅、国务院办公厅转发国家档案局《关于开放历史档案问题的报告》。

1983年4月28日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《机关档案工作条例》。

1984年7月21日,财政部下发《关于免征档案馆库房和工作用房自筹资金建筑税的通知》。

1985年2月8日,中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示》。

1985年2月11日,劳动人事部、国家档案局联合颁发《地方各级档案馆人员编制标准（试行）》。

1987年9月5日,国家颁布了《中华人民共和国档案法》。

自1956年国务院《关于加强国家档案工作的决定》颁发,到1996年修改后的《档案法》颁布的40年间,中共中央、国务院,中共中央办公厅、国务院办公厅关于档案事业下发出了52个文件,发展国家档案事业需要中央出面解决的问题基本解决。全国档案事业建设形成了第二个高潮。国家档案事业体系在这个期间逐步形成。

规律是客观存在的。事物矛盾双方或事物之间的本质联系和发展趋势,构成了事物的规律。档案、档案事业都是处在自身矛盾、本质联系和必然趋势过程中,也就是说,它们在按照自身的规律发展、变化着。切不可随心所欲或“跟风”、“刮风”。

我们先来看看档案的形成。档案是由文书转化而来的,档案的前身是文书。文书是文字和文明社会出现之后,其价值得以显现,被人类运用到社会实践活动中的。这中间经历了一段相当长的发展过程。也就是人与文字与社会实践长期联系、运动和发展的过程,并受其必然趋势的驱使。简而言之,人们的社会实践形成了文书,产生了档案。档案在人们的社会实践活动中自然形成是档案的第一规律。

有了文件、档案之后,人们意识到档案不但现在有用,今后还会有用,即档案的有用价值。它决定了社会的需要和档案工作。这是档案这一事物的另一个客观规律。因此,就有了档案的收集、整理、保管和提供利用等一系列工作,就有了档案事业,档案事业体系,就有了从事这项工作的人。就像“社会分工是商品经济的基础”一样,档案工作也是按照这种社会的需要形成了一项新的社会工作,或者说档案工作就是根据社会对档案的这种需要而进行的社会分工的结果。

从这里我们可以看出档案这一事物的普遍规律,即人们社会实践的自然形成与适应社会实践的需要。它反映了人类的社会活动实践（人类能动地改造自然和社会的全部活动）与档案、档案工作的本质联系和档案事业发展的必然趋势。详细一点可表述为,人们社会实践的自然形成与在适应社会实践需要并作用于社会的过程中,逐步自我完善和发展。

档案事业发展的普遍规律,对整个档案事业体系起作用,档案事业体系的各个方面,又都会有自己的特殊规律。

比如档案行政管理。档案行政管理部门,是政府或者说是代表政府管理档案事业的行政机构。《档案法》规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业,对全国的档案事业实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导。”“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”这样的职权机构,相当于一个国家的上层建筑或生产关系,而档案事业就相当于经济基础或生产力。就像上层建筑必须适合经济基础,生产关系必须适合生产力性质的社会发展规律一样,档案行政管理部门工作规律就是档案行政管理工作适应档案事业发展需要。档案行政管理就是因为档案事业发展需要而产生和发展的。

档案事业发展过程中必须适应的“需要”是什么呢?实践已经证明,正如《档案法》和其他法规性文件所规定的那样：一是统筹规划。从全国或一个地区的社会政治、经济、文化、科技及档案工作等实际情况出发,制订出近期、长期档案工作、档案事业发展规划,并组织实施,协调、监督和指导档案事业发展。二是制定档案法律规定和技术标准,规范人们的档案行为,以便更好地按规律办事。三是设立必要的档案工作组织机构,组织和开展档案工作,培训专业人才。四是为档案的保护、管理和提供利用创造条件,包括物质条件、经费和政策性条件,像档案库房、保管设备和档案储存、传输、提供利用的技术手段以及档案开放、鉴定、销毁政策等。凡此种种,就是适应档案事业发展的“需要”。

档案室工作规律即：档案室既是档案机关单位的工作部门,又是档案事业的基层单位,具有“两栖”性质和起到“结合部”的作用。

档案整理工作规律就是保持文件、档案之间的有机联系。

档案利用工作规律就是便于机关单位和社会各方面的利用。

档案事业体系的各个方面,以至各个工作环节都有自己的工作规律性,都需要把握和遵守。

如何按规律办事?需要认真的探索,需要洞察、分析事物发展的基本条件、周边环境、社会需求,把握事物的发展趋势和规律,然后采取措施,包括制定法规、政策等,制约和排除不利因素,规范人们的档案行为,按规律办事。

按规律办事要做的事情很多,我们以《档案法》的规定和施行《档案法》的情况为例,来探讨遵法、执法和按规律办事的问题。

《档案法》是国家的一部法律,档案事业的根本大法,体现了党和国家的大政方略,蕴涵着档案工作的客观规律,规定了公民的权利和义务,规范了人们按法律、规律办事的档案行为。普通公民要遵守,档案部门更要带头执行。

《档案法》施行二十多年来,它作为档案事业“上层建筑”的重要组成部分,对于档案事业的发展,发挥着无可替代的作用。但无可讳言,在实施过程中,也存在种种不按档案法律或不能很好地按档案法律规定办事的情况。“主管全国档案事业”管得如何?有些什么经验?存在些什么问题?

一些地方的国民经济和社会发展计划中没有档案事业,而诸如档案库房、防火、防盗等保护设施,缩微、数字化设备以及管理费用等问题又普遍存在,得不到解决。

全国各级综合档案馆中,有的至今没有库房,有的馆库是利用旧房,相当一部分新建馆不符合档案馆建筑规范,还有一部分馆库属危房。有个地方把档案馆拆了建广场,把档案放到一个不适合放档案的地方,迟迟不建新馆。相当一部分档案馆缺乏现代保管设备,一些县档案馆至今没有计算机。这样一种状况,“维护档案完整与安全”从何谈起。

在一些机关单位,私设“档案柜”的情况仍然存在。档案馆接收档案的时限（地、县级馆10年,省级馆20年）没有很好按规定执行。

一些档案馆“门槛”高,按规定应该开放的档案以种种借口不向社会开放,档案形成机关的人员去借阅档案都很困难,哪里谈得上“便于社会各方面对档案的利用”。

这样一些工作,以及其他有关工作都是需要做的,当然,需要时间,会有困难,但是,符合规律的《档案法》规定的是必须做的。各级档案部门在规律、法律面前应该有所作为。

档案的收集、管理和提供利用是档案室、档案馆工作的基本内容,没完没了。它既是目的,又是过程,永无止境,要做好还真不容易。需要档案工作者有强烈的事业心,专门的知识和技能;需要有相应的尤其是现代的设备和设施;需要档案事业体系的各个方面为它服务;还需要有国家相关的法律、规章和标准,绝非三个字那么简单。从这个意义上讲,它也是整个档案工作永恒的主题。我们必须紧紧抓住这个主题。

1、档案的收集

这里所讲的档案收集,既有常规的档案收集,又有散失的历史档案的收集,包括同档案有关的资料、信息的收集,是个“大收集”概念。它是档案馆（室）藏建设的第一件大事,都需要做,但收集散失的历史档案更为迫切。

截至2006年底,全国4000多个各级各类国家档案馆馆藏档案2.2亿多万卷,其中新中国成立后的占90%以上,明代及其以前的几千卷,清代才有较为完整齐全的档案。也就是说,我国有文字记载的历史4000多年,而有较为完整齐全记载的档案不到400年。这同一些发达的资本主义国家相比,差距较大。古埃及的古王国时代（约公元前28—23世纪）确立的法老（国王）为首的中央专制政体,至今留有文字记载。而我国原有文字记载的年代标识最早是公元前841年。瑞士首都伯尔尼,一个人口仅30万的小城,馆藏档案排架10年前就达17公里。全国人口仅500万的芬兰,其首都赫尔辛基档案馆馆藏排架长度有12公里。而拥有1300万人口,建城3000多年的中国首都北京,档案馆馆藏档案排架长度为11.5公里（全国省级馆藏量居第4位）。

档案到哪里去了呢?散失了,损毁了。清代的、民国时期的档案散失的也不少。究其原因,天灾人祸都有,主要是人祸。比如历史上的“焚书坑儒”,“重撰述,轻记注”。又如外国势力的掠夺与巧取：敦煌莫高窟藏经洞出土的自晋到北宋的文书、经卷5万件（册）,被俄、英、法、日、美国人攫取了近4万件（册）;外国列强在我国的占领区、租借地带走了大量档案。再如,战争的破坏;更朝换代,这个朝代销毁上个朝代的档案等。

由于历史档案的大量散失,造成了极为严重的甚至是无法弥补的损失：一些外国人不承认我国有五千年的文明史,不能不启动“断代工程”,使年代标识往前提升了1200年。2006年4月2日,《人民日报》报道,德国将开放纳粹大屠杀档案,那些档案记载着纳粹迫害和杀害1700万犹太人和受奴役劳工的情况。而我国关于南京大屠杀的档案却不全,不得不重新收集。为了弄清一些历史问题,一些学者不得不到外国去查阅自己国家的档案;中国的科技史要由外国人来写;宋江招安后是否被派去镇压方腊?郑和与哥伦布谁先发现新大陆等一系列的历史问题亦难以决断。因此,吸取历史教训,做好档案收集工作十分必要。

2、档案的保管

档案保管工作,即档案的保护和管理。这是馆藏建设的保障。

保护工作要做的事情很多,主要有三项：

（1）建设库房。这些年虽然建了不少库房,但仍有相当一部分馆库属危房,有的馆库面积严重不足,有的馆库环境不安全,面临着种种潜在险情。西部的情况更为严重。

（2）添置必要的设备。围绕档案管理现代化的三个系统,逐步添置现代设备。

一是保安系统：即防火、防盗、防止其他安全事故,确保档案安全的系统。诸如安全监控、自动报警、自动灭火、空气光线过滤,自动调节控制室内温、湿度等。

二是修复系统：包括去酸、修裱、加固、翻拍录制等。

三是存储、检索、转输系统：如档案缩微、翻拍、光盘刻录、远程传输等。

（3）完善有关的法规和标准。这些年制定了不少,但还需要完善。这也是个不断的过程。

档案管理内涵丰富。档案的整理、分类、编目、上架等都是管理工作,前面讲的档案保护也可以说是管理工作的一个方面。当前值得关注和急需进行的是档案信息化,从档案管理延伸到档案信息管理。这是档案管理上的一次革命。

数字化、信息化过程中值得注意的两点：

(1)不要排斥缩微。缩微是保管的重要手段,也可以代替原件提供利用,而且有了国际标准。缩微与光盘刻录同时进行,互为补充,相得益彰。

(2)吸取“重撰述,轻记注”的教训,一般不要销毁原件。“撰述”,即编纂的文献资料。

3、档案的利用

利用档案并非一厢情愿,但提供档案利用,发挥档案的作用,却是馆藏建设,也是档案馆、室工作的根本目的。我们要更加开放,进一步解放思想,学习国际档案界这方面的先进经验与做法。同国际接轨是我们的一种需要和责任。

从我到过的一些国家看,有两点值得我们借鉴：

一是注重公共利用服务,充分发挥档案效益。1993年,我去欧洲访问,到了几个国家,看了十多个档案馆,给我印象最深的是它们的利用服务工作。爱丁堡档案馆馆长介绍,该市市政厅的会议记录,自形成之日起就可以对公众开放。荷兰档案馆着力于档案资源的开发利用工作,进馆的档案20年以后,除了少数需要保密者外,都可对外开放。法国国家档案馆和枫丹白露分馆,采取种种措施方便利用者。美国档案馆档案的利用率更高。

二是建立“跨国档案馆”,国际大联网。一些国家早就建设有“跨国档案馆”,如美国第31任总统胡佛卸任后建立的“胡佛研究院档案馆”（又名胡佛革命、战争、和平研究院）,美国犹他州家谱学会档案馆,俄罗斯的共产国际文献数据库等,都收藏世界各地的有关档案史料,为世界的史学、社会学等读者和普通公民提供利用。特别值得注意的是信息时代建立的国际互联网：跨越时空界限,档案资源共享。

现在正在建设数字地球、数字中国、数字省市。参与国际大联网是信息时代档案利用工作的一种历史潮流。

档案的收、管、用,相互依存、相互联系,缺一不可。抓住了这三件事,就抓住了档案工作的根本。