危机发生之前一般有征兆可循,要从各方面加强对危机的监测与信息采集。危机信息是否准确影响着档案管理的成效。要准确地防范危机的发生,最为重要的是要对各种社会问题相关的各种信息进行系统的扫描,从中收集对档案危机管理造成影响的程度,分析它们对危机防范的潜在影响,进而对可能引发危机的信息加以防范和疏导,争取把危机消灭在萌芽状态。

美国突发事件管理专家库姆斯曾把突发事件管理中信息的来源归纳为三大类：问题管理信息来源、风险评估信息来源和关系信息来源。从档案部门面临的危机来看,信息来源主要有新闻媒体、政府相关部门预警信息、安全专业网站和档案部门内部的预警信息。档案部门要从广播、电视、报刊、网络等新闻媒体中收集相关的预警信息以及安全隐患报道,及时关注政府相关部门发出的预警信息,并从水灾、火灾等专业网站中收集突发事件的预警信息。这些专业的安全网站中,中国地质环境信息网（http://www.cigem.gov.cn）,预警的内容有地质灾害气象预警信息;中国气象局（http://www.cma.gov.cn）,预警的内容有天气预报、灾害预警;中国地震信息网（http://www.csi.ac.cn/html/index.jsp）,预警的内容有地震快讯;国家海洋环境预报中心（http://www.nmefc.gov.cn）,预警的内容有最新风暴潮警报、最新海啸警报;防雷资讯网（http://www.e-engineer.com.cn/index.aspx）,预警的内容有行业新闻、防雷论坛;中国消防在线（http://www.119.cn）,预警的内容有重大隐患、火灾信息;中华人民共和国公安部（http://www.mps.gov.cn）,预警的内容有关注警情提示和警情通报;国家计算机病毒应急处理中心（http://www.antivirus-china.org.cn/）,预警的内容有病毒预报和病毒监测周报,等等。

另外,还要关注档案部门本身的系统如消防控制与报警系统、安防系统、闭路监控系统和网络系统,发现安全隐患及时排查。对采集到的各种信息进行反复的分析与论证,合理区分和分析不同警源的不同作用过程和作用效果,如图2所示。

该系统的任务是对收集的信息进行整理和分类识别和转化,以保证信息的准确性和及时性。这是危机管理预警系统的核心。依据档案危机信息数据库提供的信息进行分析评估,对已发生的各种危机进行成因、过程分析和发展趋势预测,对危机造成的损失进行评估。在信息分析过程中要排除那些干扰信息和虚假信息。信息传递过程中由于某种原因或人为的因素或沟通过程存在的噪声和沟通障碍,会导致信息的部分或全部内容丧失真实性,形成虚假信息。对虚假信息的识别可以通过审视信息的来源、信息传递的各个环节以及信息传递者以加判断。经过信息的分析,并对信息进行识别后,危机管理预警系统就拥有了一些较为全面、真实、有用的信息,如危机事件的类型、预警时间、发生概率等。最后,要对各种分析结论进行总结,将上述信息转化为直观的信号或指令,为系统的决策做好准备,如图3所示。

根据信息评估与分析系统提供的结果决定是否发出警戒和危机警报的级别,并向预警系统发出指令。档案危机管理的预警指标体系从定量指标上看,主要有档案数量、档案数据库数量、数字化设备数量和备份设备数量,其中档案数量有档案的卷（件）数、页数,档案数据库数量有案卷、题名、全文,数字化设备数量有服务器、计算机、扫描仪、打印机、照相机等,备份设备数量有移动硬盘、光盘等。从定性指标上看,主要有自然灾害、人为因素、环境因素、硬件和软件问题、网络安全事件和社会安全事件,其中自然灾害有地震、海啸、洪水、台风、火灾、雷灾、强磁场、强电子脉冲等,人为因素有责任心不强、泄密、操作失误、非法联网等,环境因素有电源质量差、温湿度不适应、无抗静电、抗磁场干扰、虫灾、鼠灾、霉菌等,硬件和软件问题有掉电、系统运行不稳定、网络安全漏洞、电磁泄漏等,网络安全事件有黑客攻击、病毒传播、恶意信息增删以及密钥、口令被盗等,社会安全事件有战争、国内动乱、恐怖袭击事件等。

按照其性质、严重程度、可控性和影响范围等因素,参照《国家突发事件公共事件总体应急预案》和美国国土安全部在“9·11”事件后建立的一套五级国家威胁预警系统,把预警分为5级,特别严重的是巨警,严重的是重警,较重的是中警,一般的是轻警,而没有危害的则为无警。警度越低,说明警级越高,对档案信息安全造成的影响就越大。预警标识可用红色、橙色、黄色、蓝色和绿色,根据不同的颜色来判断不同灾害预警的级别。比如,灾害发生档案信息损失较重时发出黄色警报,严重时就发出橙色警报。在具体决策中,系统根据信号或指标的水平判断灾害警报的级别和是否发出灾害警报,如图4所示。