《条例》明确指出了信息公开机构的职能及其信息公开的形式和范围, 使信息公开的内容增多,范围更广,也使档案馆及其网站作为信息公开的平台能提供比以往任何时期都要多的信息,让档案馆成为公众认可的信息服务部门。档案部门无论是征集档案,还是协助政府机关发布信息,都比以往方便很多,更加容易得到完备的信息。《条例》具体规定了信息公开的范围及其内容,这就需要档案部门在制定政府信息公开制度的过程中明确地界定权限, 以避免侵害他人隐私权和他人利益的情况出现。档案馆及其网站也要配合信息公开机构的工作,发挥好政府信息查询平台的作用。虽然政府信息公开活动公开的是现行文件,但这部分内容最终也将转化为档案馆的馆藏,继而丰富了档案馆的馆藏。

政府信息公开方式的多种多样,使得档案馆及其网站提供服务的形式也是多样的。目前,有很多信息通过网络以电子文件的形式发布,这将有利于促进档案信息数据库的建立,有利于档案信息化工作的开展。《条例》规定了信息公开的方式和程序。《条例》第十六条明确指出了档案馆在政府信息公开过程中所发挥的作用,并规定行政机关应该主动向档案部门提供公开的信息,以便于档案部门有效地开展信息服务。政府信息公开方式的不同,导致档案馆提供服务的方式也不同。对于政府主动公开的信息,不需要填写申请查询报告,但是对于政府被动公开的信息是需要填写申请报告的,然后根据所要查询的内容判断是否可以提供查询,这就涉及对信息的密级鉴定。档案馆作为存储原始记录性文件的场所,本身在接受档案的过程中就要对档案信息作密级鉴定。如果档案馆与政府信息公开机构能够密切配合,可以极大地节约人力物力。

随着信息时代的来临,计算机网络在社会各项工作中得到普遍应用。档案馆作为信息公开的窗口单位,档案馆工作人员不仅要有扎实的专业知识,还要有一定的计算机网络技能。政府信息公开不仅仅是把信息传送给利用者,还需要在现代化管理理念的指导下有效地、有针对性地传达给利用者。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展,必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术的成果,以适应信息技术发展的需要。档案工作者还要有参谋意识,积极主动地当好“参谋”,向领导提供信息,为领导决策提供依据,提高档案的管理水平。

档案部门为了促使政府信息公开制度的有效实施,建立相应的监督和保障制度非常关键。《条例》第四章明确规定了信息公开的相关部门应该遵守的原则,虽然没有对档案部门提出要求,但是档案部门也是随着政府信息公开活动的日益推进才逐渐具备了政府信息公开发布平台的作用,有相应的监督和保障机制同样是非常重要的。档案馆及其网站应该积极采取措施,督促自己在政府信息公开的大潮中扮演好自己的角色。

政府信息公开工作有效实施的基本前提是政府信息齐全,如果信息缺失,信息公开工作就是无米之炊,毫无意义。政府部门在行使政府职能的活动中将形成大量文件,这些文件在运行周期结束后,一方面,如果不及时加以收集,或者收集不齐全,就可能导致日后查询不到这部分信息;另一方面,如果大量文件长期积压在各业务部门的个人手中,就很容易造成丢失,导致日后这部分信息的缺失。因此,档案管理部门应当负起责任,依据档案管理的有关规定和规范,对政府文件形成部门进行业务指导,以保证政府文件收集齐全,并及时整理归档。只有做好了这项工作,政府信息公开工作才能切实开展。由此可见,政府信息公开工作将大大促进档案管理工作的进一步提高完善,政府对档案管理工作也必将会更加重视和加强。

当前,档案的信息化管理工作已在很多地区、很多部门逐步开展,数字档案馆的建设工作在一些发达地区着手实施。而政府信息公开工作对档案管理工作的信息化建设水平提出了更高要求。政府和公众所关心和查询的是档案所包含的信息,而非档案实体本身,特别是政府决策参考时所依据的专题信息和综合信息。所以,档案管理水平必须有大的提升,必须紧紧围绕信息化这个主题,加快建设步伐,以满足政府信息公开工作对文档信息的需求。此外,在信息化、数字化的社会大背景下,电子文件的数量急剧增加,档案管理工作应将电子文件的归档管理工作纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划,进行同步设计、同步实施,实现文档管理一体化,通过政府门户网站政务公开栏目设置“申请公开”分栏目,受理公众申请公开政府信息的案件,从而实现网上受理政府信息申请,并实现网上公开政府信息。

开放与保密的矛盾是政府信息公开工作必定面临的问题,而其解决必须依赖于法规建设。《档案法》及其实施办法对各级各类档案馆保管的档案向社会开放的时间做出了明确的规定：“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。”而档案馆掌握了很大一部分的政府信息。如何公开这些政府信息, 在现有法律体系下是很难突破的。《中华人民共和国档案法》对国家机关、团体、企事业单位的文件和档案的信息公开问题没有做出明确规定。目前的法律只是规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要,可以按照有关规定,利用档案馆尚未公开的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案”;“利用未开放档案的办法,由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。”这说明机关、团体、企业事业单位的文档信息公开工作,目前还没有统一的法律规定,或者说是一个需要及时予以填补的法律空白。

档案管理人员通常只是熟悉档案业务,对于政府机构内部业务及其运作并不熟悉。而政府信息公开工作要求人员必须熟知政府机关的运作机制等知识。因此,在政府信息公开工作中档案管理人员会感到知识缺乏,导致工作效率不高。可以说,政府信息公开工作对档案管理人员提出了更高要求。具体来说,就是档案管理人员必须加强学习,全面提高政策水平,熟悉政府机构运作,了解政府机构的有关业务知识。对于档案人员来说,仅有单一的档案专业知识已经远远不够,社会发展要求档案工作者必须是知识全面的复合型人才。只有这样,才能使档案工作真正参与到社会经济建设和发展的主流之中,档案工作才能真正体现其价值所在。