城建档案信息因为与城市规划、建设、管理和城市日常运转紧密相关,在我国城市建设突飞猛进、城市化高速发展的背景下,其利用率之高,利用成绩之显著,堪称我国档案领域的热点,并日益成为我国数字城市建设的主体信息资源。但在国家体制改革日益深入,市场经济体制不断完善,信息技术日新月异,全球一体化浪潮风起云涌的新形势下,城建档案信息资源建设也出现了许多困难,面临着许多挑战,期待着创新和发展。

改革开放以来,随着城市建设迅猛发展,我国城建档案工作从无到有、从小到大、由弱到强,不断发展壮大。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区（县）城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。据不完全统计,1998年至2004年,全国各城建档案馆（室）共接待查阅利用150万人/次,提供城建档案269万卷（件）,产生可测算的经济效益约7亿元。整体上讲,一个由建设部、省（自治区、直辖市）、市（地级行政区域）组成的三级城建档案行政管理以及由市城建档案馆、区（县、市）城建档案室（馆）组成的两级城建档案实体管理的全国范围内的城建档案工作体系已经建立,并成为中国特色档案事业极其重要的组成部份。值得说明的是,从目前管理体制上讲,城建档案工作由建设行政部门管理,业务上接受档案行政部门的指导、监督,但也有个别地方开始探索城建档案工作直接由档案行政部门管理,并引发了一系列问题、困惑和争议,因此城建档案管理体制也正处于一个新的探索和变革时期。

因为各地经济发展水平,城市建设规模和行政管理归口划分有很大的不同,城建档案信息资源建设内容和发展水平出现了很大差异。依据《城市建设档案归属与流向暂行办法》（国家档案局1997发布）和《城市建设档案管理规定》（国家建设部令第90号、2001年修正）等法规,从归属和流向上讲,房地产档案、国土档案无疑属城建档案,但除了极少数城市城建档案馆能收集到本市房地产、国土档案外,绝大部分城市都是房地产档案馆（室）、国土档案馆（室）和城建档案馆并存;许多城建档案馆因不在规划口,连规划报建档案都难以收集,更不用说环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料了。随着国家行政管理体制改革的深入,建设职能在城市一级骤然分化,并日益复杂化、详细化、条块化,使得归口于建设、规划或市政职能部门管理的城建档案馆在档案收集上出现很大差异,面临很多困难,有的城建档案馆渐渐成为工程竣工资料档案馆;有的城建档案馆渐渐蜕化为规划局内部资料室;有的城建档案馆职能趋弱、收集乏力;馆藏单一和馆藏停滞的现象愈来愈严重,城建档案信息资源的保存价值和可持续利用率正在迅速下降。

另一方面,城建档案专业性很强,包括大量有关勘察、设计、新材料、新工艺等方面的信息。城建档案馆是应城市建设飞速发展,城建档案大量产生、积累,亟待妥为收集、保管,便于将来开发利用这一现实需要建立发展起来的。从一开始就存在重档案资料收集,轻信息资源开发利用的问题。在信息资源利用方面,不论是人才、体制,还是经费、经验,甚至是理论创新和基本技术条件等都是非常不够的。从某种程度上讲,城建档案信息资源是“依靠惯性在积累,依靠经验在整理,依靠感觉在利用”,基础理论的创新和积累还非常匮乏;城建档案信息资源建设理论上的软弱与城建档案工作发展上的强势是一个剪刀的两个分叉,来源于同一个支点,却各行一方,愈前愈远,相互不能呼应,给城建档案工作体系的持续发展带来了前所未有的挑战。

此外,高新技术,特别是计算机管理技术、网络技术、数据库技术和信息处理技术的发展,对原来城建档案信息资源管理模式也带来了挑战和机遇。固然说手工的档案检索要被计算机检索代替;档案的组卷、复制要被数字化信息直接下载或打印输出代替;完全纸质档案资料的报送要被光盘、磁盘、缩微胶片等多元载体代替;甚至人工报送也将由网络传输所代替……但是,如果说原来把城建档案统一归集到城建档案馆管理是为了档案安全和资源共享,那么现在信息完全可以实现网络共享的情况下,集中保管还有没有必要?档案报送的载体如何确定?是都要,还是有所选择?如何选择?档案是全部数字化还是部分数字化,选择的标准是什么?每一个城建档案馆都要制定数字城建档案馆目标、建设数字档案馆吗?怎样在信息充分共享的同时确保信息的安全?对这些问题的思考和求解,无疑会对原来城建档案信息资源管理模式带来冲击。我们希望冲击的火花是创新的灵感,创新的结果是城建档案信息资源建设的飞跃和升华。

城建档案是城市记忆的凝结,是城市梦想的元素。城建档案信息资源建设是城市规划、建设和管理以及数字城市建设的一项基础性工作,也是国家档案信息资源建设的重要内容。笔者认为,城建档案信息资源建设的创新应立足于为城市建设发展提供更强有力的支持服务,为国家档案信息资源建设的整体创新提供一些尝试和参考,在体制上不断优化,在理论上有所突破,在技术上推陈出新,在信息资源的开发利用上不断深化,切实增强城建档案信息资源体系的服务能力、可持续发展能力和与国家档案信息资源体系的互动能力。

城建档案信息资源建设创新从体制上讲,就是要创新城建档案管理体制,创新城建档案内在工作机制和工作方式,使城建档案工作更加充满活力,不断丰富和完善城建档案信息资源,提高城建档案工作可持续发展能力。现在的城建档案管理体制是从上世纪80年代初不断发展完善,逐步建立起来的,作为政府建设行政职能部门的下属科技事业机构,在各城市以城建档案馆为主体,开展城建档案业务指导、收集、保管和利用工作。有学者认为这种模式带有典型的计划经济色彩,分割了档案行政执法主体的职能,与市场经济条件下依法行政不相适应。笔者认为,我国正处于由计划经济向市场经济转型时期,体制创新是一个自我完善的连续过程,调整一种管理体制,必须在整个管理体系里营造出一个成熟的环境,正如十月怀胎一朝分娩,条件具备了,新的体制才会具有鲜活的生命力和蓬勃的朝气。作为发展中国家,我国现在和将来相当长一个时期仍处于城市建设高速发展时期,城建档案工作的主要职能仍是收集、保管和利用好城建档案资料,城建档案工作归口建设行政管理,在收集上更有保障,在管理上更有力度,在利用上更有优势。如果单从档案一般意义上来规范和管理城建档案,着力难准,工作难实,效果难出。从广东深圳、顺德等地的情况来看,骤然改变城建档案工作原有管理体制一方面造成城建档案工作开展困难,档案收集无关可把,难以着力,出现了城建档案信息资源严重流失的问题;另一方面还造成了经过多年积累、培养形成的城建档案工作队伍削弱,人才外流。其现实结果是城建档案工作被边缘化、末端化,失去了以前强势发展的活力。在城市建设迅猛发展中,城建档案信息资源建设是逆水行舟,不进则退,每一个停滞都会给今后的城市建设和维护改造带来后患,也直接损害到国家档案信息资源总体建设。而从长沙、珠海等地的经验来看,充分利用建设行政职能强化城建档案业务指导、规范编制和及时报送,确保城建档案的原始性、真实性、完整性和系统性,城建档案信息资源建设成果更加显著,为城市规划、建设和管理做出的贡献更加突出。应该说,城建档案信息资源建设二十多年的经验证明,城建档案与建设职能是鱼和水的关系,只有融入建设行政职能之中,城建档案信息资源建设才能持续、健康、和谐发展。因此,笔者认为目前我国城建档案信息资源体制创新应着重在城建档案工作与建设职能的结合上下功夫,使城建档案工作与建设行政职能的结合常态化、制度化和高效化。

城建档案信息资源建设理论创新至少有两条途径,一是通过借用成熟的档案学理论体系,对城建档案工作中“档案性”问题进行深入研究,建立起城建档案工作的理论框架。二是对城建档案业务工作展开研究,突出“城市建设”特色,充分汲取规划、勘测、设计、施工、监理、结算以及材料等科学技术领域的理论营养,组织起城建档案工作的理论血脉和肌体。

在我国只有二十多年发展历史的城建档案工作体系和有几千年发展历史的综合档案工作体系相比,理论上是很薄弱的。宏现上讲,城建档案信息资源只是国家档案信息资源的一部分,而且城建档案古已有之。据考证,长沙马王堆出土的两千多年前的《城邑图》就是保存至今的最早的一份城建档案,但那时人们并没有专业档案的概念^①。城建档案概念的提出实在是改革开放以来城市建设高速发展的结果。因此,笔者认为,城建档案的档案属性是第一位的,是本质的,不论城建档案工作专业性如何强,管理上如何复杂,职能定位如何广受争议,但它毕竟是档案工作,档案工作的一般理论对它都有指导或借鉴意义。城建档案工作者不应排斥档案一般理论,而应积极主动地用一般档案理论成果指导工作实践。事实上,最近几年,以浙江大学人文学院何嘉荪教授^②以及中国人民大学档案信息学院安小米教授^③为代表的一批国内档案学者借用连续体理论、集成化理论等对建设文件、档案、信息管理的研究成果,对城建档案信息资源建设带来了很大的帮助,也在国内外产生了很大的影响。

城建档案的城建专业性是体现在档案形成过程、档案内容和档案的利用价值等方面的。作为一种重要的科技档案,其科技含量非常高,牵涉面非常广。以地下管线工程档案为例,就有18种专业管线之多,每一种又有一整套符号和测量规程,没有一定的专业知识,是很难理清其顺序的,更别说编制真实、规范、便于利用的档案了。因此,城建档案工作光有一般理论指导是远远不够的,必须构建自己的理论肌体。笔者认为,至少要开展三个方面的研究。一是对建设过程进行研究,归纳出城建档案生成理论,显然这个生成理论不同于档案生命周期理论,它是对城建档案生成程序进行研究,不是对某一档案生命进行描述。二是对城建档案类别进行研究,归纳出城建档案编制和库房管理理论,这也不同于全宗理论。一个城市的城建档案排架长度几乎接近甚至超过了综合档案,因此再用全宗来思考和管理是不利于信息资源建设的。这个分类要考虑档案来源、专业属性、工程类别等等。原建设部提出过一个分类大纲,各地也结合自己的实际,提出了一些分类办法,但理论研究很缺乏,实践和交流上存在许多混乱。三是对城建档案载体、文件、图纸、格式、符号等进行规范研究,形成系统化的国家标准。这是一项非常艰巨细致的工作,对城建档案理论创新具有基础性价值。城建档案信息资源要能解读才会有保存价值和可开发性,而城建档案的解读远比一般的文本文件要复杂得多,必须要以系统性的技术标准做基础。

研究城建档案信息资源建设技术创新的实现路线综合起来有三种思路,或者说是三个角度：一是人与环境,即专业化的高素质人才队伍加上现代化的档案收集、保管、利用环境;二是硬件和软件,即设备、物理条件和人才、制度、应用工具;三是数字化城建档案馆。三者既相互交织,又各有侧重。笔者认为,城建档案信息资源建设技术创新主要是应做好以下四项工作。

一是制定长远规划,采取渐进步骤。数字化城建档案馆的目标诚然好,但对我国绝大多数城建档案馆来说,无论从经济条件上讲,还是从档案信息资源建设需要来讲,在相当长一段时间内都是不可行的。从美国、英国等发达国家的情况来看,真正实现了数字档案馆目标的也没有一家。考虑到我国发展资源非常紧缺、城建档案馆信息化建设整体水平很低,要求我国每一个城市建一个数字化城建档案馆根本是不可能。城建档案馆在数字城市建设中,应立足于为城市发展归集、保管及获取信息提供技术实现上的方便。随着计算机网络技术的迅猛发展及硬软件成本的不断下降,共享数字信息资源变得越来越方便,制定各个城市、乃至国家整体档案信息资源共享机制而不是数字档案馆遍地开花是更为科学合理的选择^④。因此,各城建档案馆应制定长远规划,但不一定是建设数字城建档案馆,在具体步骤上一定要有可行性、持续性和渐进性。

二是结合城建档案发展现状实现技术创新。笔者认为,我国城市建设在相当长一段时期仍处于高增长期,城建档案馆的工作仍将以档案收集、保管为主,利用为辅。因此,技术创新要围绕档案收集、保管来开展。要将档案编制的数字化、多媒体化与档案接收和保管的数字化、多媒体化结合起来,不断引进和研究开发硬件设备和应用软件平台,提高编制质量,提高接收效率,优化信息资源的开发利用条件。一方面国家建设部与国家档案局应联合制定国家标准《建设工程电子文件信息采集与报送规范》,在建设工程档案编制中坚持纸质档案与电子档案同步编制、分类归档,在档案报送中应将电子档案接收置于纸质档案接收同等重要的地位。天津市城建档案馆开发出“建设工程电子档案报送系统”,由建设单位购买软件光盘后完成工程基本信息、前期文件和图纸录入,刻盘报送,馆内则直接倒入基础数据库,真正实现了工程档案电子报送的技术创新。另一方面,城建档案馆应建立基本的档案信息数据库,采用MIS（管理信息系统）、GIS（地理信息系统）、GPS（全球空间定位系统）及RS（遥测系统）等技术手段,收集包括地形图、地下管线、建筑及构筑物等电子矢量信息,突出“管理优先、利用为辅”,为信息资源的充实和数字化做日积月累的铺垫。再者可以积极开展课题研究。一些有条件的城建档案馆可以结合工作发展规划,提出科研课题,并争取由地方政府发展改革部门或者上级建设、档案科技部门立项、落实经费,以点带面、重点突破,实行技术创新的飞跃。长沙、厦门两市的城建档案馆都通过市政府发改委立项,投入3000多万元进行“地下管线信息动态管理系统”研发工作,对地下管线信息进行探测、采集、建库,建立GIS管理平台,并建立地下管线竣工测量、信息报送和动态更新机制,大大提高了地下管线信息收集管理的完整性、准确性、现势性,实现了有效管理。

三是加强安全管理。档案资源的积累是一个长期高耗的过程,网络时代也是一个信息安全空前脆弱的时代,这一对矛盾提示我们技术创新既要高度重视安全管理,又要用技术创新提高安全水平。安全管理既包括信息不会丢失,不被破坏,不被篡改,还包括信息不被窃取,不被滥用。除了做好档案实物安全保护工作外,对数字档案信息资源更应加强管理。一方面要做好档案信息的物理备份。所有已录入计算机的信息都应该用光盘、磁带等载体保存下来,与计算机系统隔离,专门保管。另一方面要实现内部计算机网络与Internet的物理隔离。特别重要的是,内部计算机登录Internet前一定要与城建档案信息数据库服务器切断,防止信息被非法访问或遭到黑客袭击。第三,对城建档案信息实时采集（录入）系统和运行系统,还要做好系统运行热备份并采用后备电源系统,防止意外故障引发的数据丢失和破坏。第四,对内部计算机网络,还要加强防火墙建设和日常计算机病毒检查和清灭工作,并要建立一整套工作制度,加强日常监管。

四是加强人才队伍建设。人是实现技术创新的根本力量,又是运用技术创新成果的主体。人才一靠培养,二靠引进,关键是要在技术创新过程中锻炼人、发现人、培养人、提拔人。对人才既要有专业知识上的要求,也要有从业操守上的要求,要完善制度,加强管理,建立健全各项激励机制。除了要重视计算机应用系统引进后人才的培训和基本操作管理外,更应该重视自主创新能力的培养。长沙、沈阳、厦门、广州等地城建档案馆与各高等院校和计算机系统开发公司联合进行馆藏MIS和地下管线GIS研发,培养自己的专业人才队伍的做法尤为可取,不仅增强了应用系统贴近需求的能力,也为系统日后的操作维护和升级改造夯实了基础。在人才引进方面,2007年长沙市城建档案馆公开向全国招考了2名计算机专业硕士研究生,有效地解决了地下管线信息化建设人才紧缺的问题,这一做法值得借鉴。

从最终目的来讲,档案的收集、保管以及所有技术条件的建立都是为了档案信息资源的有效开发利用。利用创新是提高城建档案信息资源社会效益的重要手段,也是城建档案信息资源建设的根本目的。笔者认为,城建档案信息资源利用创新主要有两个方面。一是利用平台的创新。除了传统的文件查阅、摘录、复印外,可以借助工程图纸复印机、电视、电脑等设备,使图纸、声像及各种电子文件都可以得到查阅、复制和纸质输出;还可以利用网络,实现电子文件的远程检索、浏览、下载。二是利用方式的创新。包括编撰、研究、宣传和综合开发等多种形式。编撰：根据每个主题要求,搜集整理城建档案资料,归纳分析,编辑成册。这实际上是对档案的一种提炼,便于别人利用。包括各种城建统计数据、《建设志》等。研究：不囿于档案的凭据功能,积极挖掘档案的内在价值,总结规律或借鉴相关技术、工艺等。如各种建筑风格研究、城市发展演变研究、历史文化名城保护研究、城市布局研究等。宣传：利用城建档案资料,制作展品、展室,举办展览,或者制作电视片、专题报道、多媒体演示系统、宣传画册等,充分利用资料,增强宣传效果。北京、珠海等市城建档案馆建立的常设展览厅成为了爱国主义教育基地和特色宣传窗口,佛山市城建档案馆建立的展厅还成为了研究和展示佛山历史名镇脉络和内涵的重要场所,长沙市城建档案馆利用档案资料制作电视专题片《长沙·活力与希望》,参加了港交会,为城市建设招商引资做出了突出贡献。综合开发：充分依托城建档案信息资源的整体优势,朝信息产业方向拓展和延伸,包括创办建设信息网站,主办建设类科技期刊等。上海市城建档案馆主办的《上海城建档案》、武汉市城建档案馆主办的《当代城建档案》都是优秀的内部期刊。特别是长沙市城建档案馆从2008年开始承办了《中外建筑》杂志,它是由国家住房和城乡建设部主管面向国内外公开发行的建筑文化艺术和科技创新类核心期刊,拥有国际国内标准刊号,利用这一高品位的工作平台,把城建档案信息资源综合开发利用提升到了崭新的高度,极大地提高了城建档案工作的社会影响力和美誉度。

城建档案信息资源建设创新既是一个理论问题又是一个实践问题。联系到我国城建档案基层工作多样化发展现状,归根结底是一个实践问题,是一个在实践中提出问题、分析问题并解决问题的过程。创新的思考必须与实践的运作紧密结合,不断接受检验,不断修改完善;因而不能求大求全,不能好高骛远,更不能简单借用照搬。国家建设和档案行政部门应该对城建档案信息资源建设提出宏观规划和指导,应该鼓励各地有更多的尝试和探索,更应该为大家提供一个共享的交流与合作平台。相信通过机制、理论、技术和利用等方面的创新,通过一段时间的实践和发展,我国城建档案信息资源建设会出现一个崭新的局面,会实现新的跨越和发展。