在我国的档案学、档案法律法规和档案工作中,广泛地使用着“档案可以销毁”、“档案销毁”和“销毁档案”等有关“档案”与“销毁”搭配的词语。人们在表述“要加强档案销毁的领导工作”、“销毁档案应按规定的程序和办法进行”、“必须建立档案销毁清册”等语句时,潜意识中无不是以承认有些档案可以销毁或应当销毁为前提和基础的,并将“档案销毁”堂而皇之地列为档案工作的重要内容。人们还就有关“档案销毁”问题达成这样的基本共识：作为档案鉴定的后续,档案销毁要谨慎从事,必须履行一定的审批手续,严禁擅自销毁档案。可见,我国档案界绝大多数同志对“档案可以销毁”命题的使用已经司空见惯或习以为常了,并不认为其中有何不妥,倒是对某些不积极开展所谓“档案销毁”工作的单位提出许多善意的批评和看似中肯的建议,认为有些档案不销毁有碍馆藏建设。在研究“档案销毁”命题时,将档案学的有关术语对比后发现这一命题表述本身存在着自相矛盾的地方,它与我国档案学的基础理论格格不入。我们从档案学的最基本概念档案说起,就可知其症结何在。人们给档案概念下定义时因时代背景、认识角度和表达方法的差异,会导致档案定义的阐述不尽相同,伴随而来的关于档案定义的争论自然也就不可避免。但是,不管我们以文件、历史记录、信息还是其他上位概念作为档案定义的属概念,我们都可以得出这样大家都可以接受的推论：档案都是有保存价值的,价值性是档案的一般属性,不存在没有价值的档案。如果以文件作为档案定义的属概念,那么我们不难推断出档案是有保存价值的文件,没有保存价值的文件一定不是档案的结论。也就是说,档案具有某种有用性,或者具有某种价值,其实体应当受到良好保管、其生命应当得到延续。事实上,无论人们怎样给档案概念下定义,一旦其表述有认为档案是没有保存价值的文件的嫌疑和怀疑档案的价值性,那么必定无人接受其观点。大家一定会认为其不可思议、有违常识。人们认识的一般常理是：世界上只有无保存价值的东西才应当被销毁,销毁有保存价值的东西本身就是一种极不正常的行为。有保存价值本身就足以说明档案是不应当被销毁的文件。既然如此,某份文件只要还是档案,它对社会就总是有用的,也就总是有其保存价值的。另外,档案的概念足以说明其不存在无保存价值的情况,“无保存价值的档案”肯定是个错误的逻辑学命题,那么也就不应存在“档案可以销毁”一说。如果使“档案是有保存价值的文件”、“档案可以或应当销毁”等命题孤立地出现在我们的面前,也许我们得到的只是某种困惑和不解 但是如果将其同时摆在我们面前时,结论应该是清晰的：“档案可以销毁”一词没有其存在的档案学理论依据。所以,“档案可以销毁”的命题与人们对档案概念的正常理解是互相矛盾的,不符合一般的形式逻辑原理,它在档案学理论上难以自圆其说。

“档案可以销毁”命题的产生和使用的原因有历史和现实、表面和本质之分。通过了解世界档案事业史,我们不难发现各个国家在档案工作历史上都或多或少地存在真正销毁档案的事件。比如说,一个封建政权推翻另一个封建政权后将被推翻者的档案连同其宫殿一起烧毁,打破枷锁的奴隶愤怒地烧毁有关文书等。再比如欧洲有些国家在其早期的档案工作中,起先习惯于销毁离所处年代较远的档案,后来发现“高龄档案”价值一般比较大,又提出“年龄鉴定论”,提出“禁毁年限”以保护“高龄档案”。无疑,在其档案学理论和档案法律上,也变相地肯定“禁毁年限”以后的档案可以销毁。随着“年龄鉴定论”的世界化,我国档案界也提出了自己档案的“禁毁年限”,并一直延续至今。在保护“高龄档案”的同时,也为销毁“禁毁年限”后形成的档案提供了一个理由。而在档案工作现实中,许多档案保管机构为了丰富馆（室）藏,将许多本该拒之门外的所谓“档案”收集进馆（室）,在导致档案馆（室）藏膨胀的同时带来鉴定的压力。开展所谓“档案销毁”的人员当初主要考虑实际工作需要,才对保存在库房中只能充数而不能发挥档案作用的文件下“死刑判决书”的。它们本来不是“档案”,只是由于惯性思维的作用一时难以改口,所以就姑且仍称之为“档案”了。于是对那些本不该被称为档案的“档案”,鉴定后的销毁便称之为“档案销毁”。一方面,档案人员在小心翼翼地开展着“档案销毁”工作,惟恐因出错而造成难以挽回的损失,以至对历史和社会产生负面影响。另一方面,我们又大胆地交流着“档案销毁”工作的经验,以期推动“档案销毁”工作的进一步开展,达到有效利用库房和优化馆藏之目的。久而久之,对这些所谓“档案”的销毁就命名为“档案销毁”,写进了法律法规,纳入了规章制度。这就是“档案可以销毁”命题产生和使用的历史和现实的原因。

文件生命周期理论为我们揭示的一条真理是：文件的最终命运只有两种,即永久保存或销毁。我们在对已到先前划定的档案保管期限的文件进行期满鉴定时,对那些确实没有凭证和参考价值的文件,决定撕下其“档案”的标签,取消其“档案”的称号,在没有其他用途的情况下存放一段时间后,通过化为纸浆或焚烧等途径予以销毁。“经鉴定没有保存价值的文件不是档案”,是科学的、合理的。也就是说,平时我们所讲没有保存价值的所谓“档案”其实不是档案,“档案销毁”工作中销毁的也不是档案,而是没有保存价值或者说档案价值消失的文件。真正的档案工作者没有人敢也没有人愿意明知文件尚有保存价值而对其作出销毁的决定,也就是说没有人敢或愿意对档案作出销毁的决定（战争时代等非常情况除外,即便如此,销毁档案仍然是人类文化财富的一大损失）。至此我们可以大胆地下这样一个结论,所谓“档案可以销毁”的实际是指没有保存价值文件可以销毁。遗憾的是,虽然我们都知道“档案销毁”工作中销毁的是无保存价值的文件,但是我们仍然一如既往地使用着“档案销毁”这一前人留给我们的并不完美的词汇。这里质疑的是“档案可以销毁”的语词,而非所谓“档案销毁”（即文件销毁）工作本身。

由于“档案销毁”一词在档案学理论上不能自圆其说,但又实实在在地被我们长时间地使用,它得到法律法规的认可就可能导致档案法律法规上的自相矛盾和某些真空。《中华人民共和国档案法》第一章第二条规定：“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成和对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”毫无疑问,虽然《中华人民共和国档案法》没有采用文件作为档案定义的属概念,特别是没有否认档案的有用性,这使得我们下面的推论和上面的推论有了一个共同的基点。而《中华人民共和国档案法》在第三章第十五条却又规定：“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法,由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。”可见,《中华人民共和国档案法》作为我国档案工作的根本准绳,以法律形式强调国家档案行政管理部门要制定“销毁档案的程序和办法”,从某种程度讲,也就是承认“档案可以销毁”的命题。由此可以推论：“只要按规定的程序和办法”,不“擅自销毁档案”,我们开展“档案销毁”工作就是有法律依据和受到法律许可的。在《档案馆工作通则》以及其他一些档案法规中,我们同样可以看到有关如何进行“档案销毁”的规定。不容否认,和档案学基本理论一样,我国档案法律法规一方面在肯定档案的价值性,另一方面又在强调有关“档案销毁”的规定。可见,由于缺乏前后照应和严密的推理,“档案可以销毁”的命题得到档案法律法规的认可,从而导致档案法律法规存在着自相矛盾的地方。

“档案可以销毁”可能引发的法律责任必须加以考虑和解决。如果说某些档案部门在开展所谓“档案销毁”工作中,确实是按照规定的程序和办法,没有擅自操作,但由于认识上的原因却把一些尚有保存价值的文件（即档案）和没有保存价值的文件一起给销毁了,档案法律法规能将这一行为认定为违法违规吗?能追究当事人的责任吗?显然不能。因为执行销毁任务者是依法办事且无主观故意,并且是法律法规赋予他们“档案销毁”的权力。档案法律法规能一方面要求档案人员进行“档案销毁”,另一方面又惩罚“档案销毁”人员吗?回答自然是否定的。因为执行“档案销毁”任务的档案人员不能由于认识上的原因而代法受过,法律也不能反过来追究其责任。再者,文件有无档案价值特别是潜在的价值,其判断有相当大的难度,这也是一个世界性的难题,同一份文件在不同的人看来其档案价值很可能是不一样的。如果法律追究当事人的责任,那么又有谁能保证在此之后销毁工作就准确无误呢?有谁还敢从事“档案销毁”工作呢?尤其让人担心的是,一旦有些别有用心的人操纵了某些“档案销毁”工作,“顺便”销毁了那些于己或于某些小团体、小集团不利的凭证,那么后果就不堪设想了。我们不应非得等到某些事情发生了才去寻找对策,那样难免出现被动局面,法律应该对可以预见的后果在其条文中作出相应规定。不管怎么说,就有关所谓“档案可以销毁”的规定来分析,现有的档案法律法规显然是无意之中忽视了这一点。

在档案学理论中,只要档案概念里包含有“档案是有保存价值的文件”的涵义,或者承认档案的价值性,“档案可以销毁”一词就不应该使用,两者不可同时并存。世界上绝大部分国家的档案学、档案法律法规和档案工作实际中所指的销毁对象,无论是被称为“档案”还是被称为“文件”,其实质是没有保存价值的文件（如果以文件作为档案的属概念的话）。例如,美国档案界同仁是这样给档案下定义的,即“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用,业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”。据此我们可以推断,美国的档案概念外延比中国小,仅指的是具有永久保存价值的文件。因为没有永久保存价值的文件在进馆之前就作为没有用处的文件进行销毁或另行处置了,也就是说该销毁的文件在进馆前或未贴上“档案”标签前就销毁了,所以美国在档案学理论上和法律规定范围内也就不存在档案可以销毁的表述。尽管世界各国档案工作有差异,但“文件销毁”工作和所谓的“档案销毁”工作的对象是一致的,就是那些没有保存价值的文件。既然销毁对象的实质是一致的,那么我们完全可以用“无保存价值的文件可以销毁”命题来代替我们沿用至今的“档案可以销毁”命题,对于“无保存价值的文件”销毁要慎重,“无保存价值但有某种参考作用的文件”不应销毁,应称之为“档案作废”。非特殊情况下档案不能销毁,也不允许销毁。如我厂,由于发电设备在机组大修中拆除、更换,原设备图纸档案、基建档案等对本单位已无保存价值,但由于我厂热电检修公司在外单位承包与我厂同类型机组检修工程时有时需要借用我厂档案室“作废档案”作为参考资料,所以非特殊情况下档案不能销毁,也不允许销毁,应称之为“档案作废”。“作废档案”应有专门地点保存。

在档案法律法规建设中,我们也要对“档案可以销毁”命题引发的自相矛盾之处作出相应调整,保证语义前后一致,更主要的是可以防止出现法律空白。在今后的档案法律法规修改中,我们应该使用“文件销毁”来代替“档案销毁”,以维护法律法规的严肃性。档案不可以也不应该销毁,超过原定档案保管期限确无保存价值的文件可以销毁。