美国政府电子邮件信息管理的分析与启示

doi:10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2016.06.22

档案学研究

2016, Vol. 30

Issue (6): 113-119 DOI: 10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2016.06.22

境外学术交流

美国政府电子邮件信息管理的分析与启示

加小双, 祁天娇, 周文泓

中国人民大学信息资源管理学院北京 100872

Analysis and Apocalypse of American Government E-mail Management

Xiaoshuang JIA, Tianjiao QI, Wenhong ZHOU

School of Information Resource Management, Renmin University of China, Beijing, 100872

全文: PDF(912 KB) HTML

摘要：

本文以政策分析法和文本分析法为主要研究方法,以从美国政府官网所获得的公开政策、报告为主要数据来源,对美国政府电子邮件管理策略和实践现状进行梳理性分析与批判式总结,从中提炼出其对我国政府电子邮件信息管理的有益启示,主要包括在认识上,应高度重视政府电子邮件信息管理及其相关研究的开展;在实践上,应制定推进政府电子邮件信息管理的牵引机制。

关键词： 电子邮件; 电子文件; 政府文件; 信息管理; 美国

Abstract:

Based on the methods of policy analysis and text analysis where the data of public policies and reports mainly come from the American government's official websites,this article summarizes what we can learn from the American’s strategies and experience in government e-mail management. For the enlightenments to China, from the cognitive perspective, we should pay high attention to the government e-mail management and the related research; from the practical perspective, we should establish the driving mechanisms for government e-mail management.

Key words: e-mail electronic records government records information management U.S.A.

出版日期: 2017-11-13

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引用本文:

加小双, 祁天娇, 周文泓. 美国政府电子邮件信息管理的分析与启示[J]. 档案学研究, 2016, 30(6): 113-119.

Xiaoshuang JIA, Tianjiao QI, Wenhong ZHOU. Analysis and Apocalypse of American Government E-mail Management. Archives Science Study, 2016, 30(6): 113-119.

链接本文:

http://daxyj.idangan.cn/CN/10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2016.06.22 或 http://daxyj.idangan.cn/CN/Y2016/V30/I6/113

时间	名称	发布机构	主要内容
2015-09	通用文件保管期限表-25（GRS Transmittal 25）^[9]	国家档案与文件管理局	根据M-12-18指令c2的要求,2017年12月31日前,为减少向国家档案与文件管理局局长提交特别文件保管期限表的审批需要,NARA经与相关监管机构协商,对《通用文件保管期限表》进行了重大修改。此次发布的GRS Transmittal 25（又称Capstone GRS）中新增了“GRS6.1-Capstone方法下的电子邮件管理保管期限”的有关规定。GRS Transmittal 25有效减轻了各联邦机构的文件管理官员使用Capstone方法的负担,加速推广该方法的使用。
2014-09-15	电子邮件管理指南（M-14-16）^[10]	行政管理和预算局国家档案与文件管理局	该指南重申了机构正确管理电子邮件的重要性,以及联邦机构员工意识到他们管理电子邮件责任的必要性。该指南需要和2013年颁布的《邮件文件管理的新方法指南》配套使用,并指出NARA将对联邦机构实现指令中要求的2016年电子邮件管理目标的完成情况进行追踪并定期向OMB报告。
2014-01-31	移交永久性电子文件的格式指南^[111]（修订版）	国家档案与文件管理局	该指南明确NARA接收联邦机构移交的永久性电子文件的授权、范围和通用文件格式要求,包括电子邮件的格式。
2013-09-09	联邦机构员工管理联邦文件指南,包括邮件账户管理和保护联邦文件免遭未经授权移除^[12]	国家档案与文件管理局	该指南再次强调机构和机构员工必须正确管理联邦文件并且保护联邦文件免遭未经授权移除。同时,本公告明确了用私人邮件账户进行公务业务以及使用多个联邦邮件账户进行公务的文件管理职责。
2013-08-29	邮件文件管理的新方法指南^[14]	国家档案与文件管理局	该指南正式提出联邦机构管理电子邮件的新方法“Capstone”以及在使用该方法时的注意事项。

表1 2010年以来美国发布的主要电子邮件信息管理政策

图1 Capstone方法的账户选择

图2 中国知网（CNKI）中以“电子邮件”为关键词进行指数检索（日期：2016-03-04）

[1]	目前对于“电子邮件”(electronic mail,简称email)术语的使用,主要集中在两个层面:一是表示电子邮件系统;二是表示电子邮件信息.本文的关注点在于后者,但为示区分,将分别使用两个术语.
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