电子文件和电子档案元数据分类与方案设计

doi:10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2016.06.17

档案学研究

2016, Vol. 30

Issue (6): 83-90 DOI: 10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2016.06.17

档案信息化

电子文件和电子档案元数据分类与方案设计

陶水龙, 王贞, 田雷, 白巍, 任文革

北京市档案局北京 100005

Classification and Scheme Design for Electronic Records and Archives Metadata

Shuilong TAO, Zhen WANG, Lei TIAN, Wei BAI, Wenge REN

Beijing Municipal Archives Bureau, Beijing, 100005

全文: PDF(956 KB) HTML

摘要：

本文旨在重新解读与电子文件和电子档案凭证性、真实性等相关元数据信息以及与管理流程相关的管理元数据信息,以厘清电子文件和电子档案元数据的相关概念和特征,并根据电子文件和电子档案元数据分开管理的理念,分析研究科学的元数据分类方法,进而对分类进行方案设计,为确保电子文件和电子档案的真实性、凭证性、长期保存、有效利用和科学管理提供基础支撑。

关键词： 电子文件; 电子档案; 元数据; 分类; 方案

Abstract:

This paper aims to re-interpret the metadata related to the evidential quality, authenticity and the management process of the electronic records and archives, to make clear the concepts and characteristics of electronic records and archives metadata. According to the idea of managing electronic records and archives metadata separately, this paper analyzes the scientific classification method and designs the classification scheme, in order to provide a basic support to the authenticity, evidential quality, long-term preservation, effective utilization and scientific management of electronic records and archives.

Key words: electronic record electronic archives metadata classification scheme

出版日期: 2017-11-13

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引用本文:

陶水龙, 王贞, 田雷, 白巍, 任文革. 电子文件和电子档案元数据分类与方案设计[J]. 档案学研究, 2016, 30(6): 83-90.

Shuilong TAO, Zhen WANG, Lei TIAN, Wei BAI, Wenge REN. Classification and Scheme Design for Electronic Records and Archives Metadata. Archives Science Study, 2016, 30(6): 83-90.

链接本文:

http://daxyj.idangan.cn/CN/10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2016.06.17 或 http://daxyj.idangan.cn/CN/Y2016/V30/I6/83

元数据编号	中文名称	捕获方式	形成阶段	单值或多值	约束性	字段类型
WD1	发文字号	自动	电子文件形成阶段	单值	可选（有发文字号必选）	字符型
WD2	发文机关	自动	电子文件形成阶段	单值	可选（有发文机关必选）	字符型
WD3	密级	自动	电子文件形成阶段	单值	可选（有密级时必选）	字符型
WD4	保密期限	自动	电子文件形成阶段	单值	可选（有保密期限时必选）	字符型
WD5	政府信息公开标识	自动	电子文件形成阶段	单值	可选（有政府公开信息必选）	字符型
WD6	标题	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WD7	主送	自动	电子文件形成阶段	单值	可选（有主送单位必选）	字符型
WD8	抄送	自动	电子文件形成阶段	单值	可选（有抄送单位必选）	字符型
WD9	拟稿人	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WD10	拟稿时间	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	日期时间型
WD11	核稿人	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WD12	核稿时间	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	日期时间型
WD13	合法性审查人	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WD14	合法性审查时间	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	日期时间型
WD15	签发人	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WD16	签发时间	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	日期时间型
WD17	校对人	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WD18	校对时间	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	日期时间型
WD19	登记人	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WD20	登记时间	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	日期时间型
WD21	拟办人	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WD22	拟办时间	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	日期时间型
WD23	批办人	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WD24	批办时间	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	日期时间型
WD25	承办人	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WD26	承办时间	自动	电子文件形成阶段	单值	必选	日期时间型
WD27	归档人	自动	电子文件归档阶段	单值	必选	字符型
WD28	归档时间	自动	电子文件归档阶段	单值	必选	日期时间型

表1

元数据编号	中文名称	捕获方式	形成阶段	单值或多值	约束性	字段类型
WSJ1	档案馆名称	自动	档案馆管理阶段	单值	必选	字符型
WSJ2	档案馆代码	自动	档案馆管理阶段	单值	必选	字符型
WSJ3	全宗名称	自动或手动	电子档案移交阶段	单值	必选	字符型
WSJ4	全宗号	自动或手动	电子文件归档阶段	单值	必选	字符型
WSJ5	形成年度	自动或手动	电子文件归档阶段	单值	必选	整型
WSJ6	件号	自动或手动	电子文件归档阶段	单值	必选	字符型
WSJ7	移交时间	自动或手动	电子档案移交阶段	单值	可选（移交进馆必选）	日期时间型
WSJ8	保管期限	手动	档案室管理阶段	单值	必选	字符型
WSJ9	开放状态	手动	档案室管理阶段	单值	必选	字符型
WSJ10	数据迁移格式	自动	归档后的各阶段	多值	可选	字符型
WSJ11	数据文件大小	自动	电子文件形成阶段	多值	必选	字符型
WSJ12	数据原始格式	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WSJ13	数据类型	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WSJ14	产生电子文件的操作系统名称	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WSJ15	产生电子文件的操作系统版本	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WSJ16	产生电子文件的操作系统生产厂商	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WSJ17	产生电子文件的操作系统类型	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	必选	字符型
WSJ18	产生电子文件的软件名称	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	可选	字符型
WSJ19	产生电子文件的软件版本	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	可选	字符型
WSJ20	产生电子文件的软件生产厂商	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	可选	字符型
WSJ21	产生电子文件的软件类型	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	可选	字符型
WSJ22	产成电子文件的业务系统名称	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	可选	字符型
WSJ23	产成电子文件的控件名称	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	可选	字符型
WSJ24	产生电子文件的控件版本	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	可选	字符型
WSJ25	产生电子文件的控件生产厂商	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	可选	字符型
WSJ26	产生电子文件的控件类型	自动或手动	电子文件形成阶段	单值	可选	字符型
WSJ27	内嵌的专业控件作用	自动或手动	电子文件形成阶段	多值	可选	字符型
WSJ28	内嵌的专业控件名称	自动或手动	电子文件形成阶段	多值	可选	字符型
WSJ29	内嵌的专业控件版本	自动或手动	电子文件形成阶段	多值	可选	字符型
WSJ30	内嵌的专业控件生产厂商	自动或手动	电子文件形成阶段	多值	可选	字符型
WSJ31	内嵌的专业控件类型	自动或手动	电子文件形成阶段	多值	可选	字符型

表2 档案信息化

[1]	陶水龙.电子档案元数据分开管理研究[J].中国档案,2014(9).
[2]
[3]	原艳丽.电子文件凭证属性浅析[J].兰台世界,2008(3).
[4]	Frank Upward.Structuring the Records Continuum[J]. Archives and Manuscripts, Vol,24.No.26

[1]	张静. 电子档案标识初探[J]. 档案学研究, 2017, 31(3): 105-107.
[2]	李海涛. 政府电子文件归档预接收模块研究[J]. 档案学研究, 2017, 31(3): 100-104.
[3]	庞海涛, 王红林, 周传辉. 蓝光存储在电子档案长期存储中的应用研究[J]. 档案学研究, 2017, 31(3): 88-92.
[4]	加小双, 祁天娇, 周文泓. 美国政府电子邮件信息管理的分析与启示[J]. 档案学研究, 2016, 30(6): 113-119.
[5]	薛四新. 电子文件凭证性研究的现状与思考[J]. 档案学研究, 2016, 30(6): 91-95.
[6]	毛天宇. 理论与实践视角下我国科技档案分类研究综述[J]. 档案学研究, 2016, 30(6): 18-22.
[7]	牛力, 焦恬雪. “城市记忆工程”背景下的数字资源元数据标准研究述评[J]. 档案学研究, 2016, 30(6): 96-102.
[8]	于英香, 肖春红, 韩震. “区域—国家”电子文件管理整合模型构建[J]. 档案学研究, 2016, 30(3): 94-97.
[9]	王素立, 郝伟斌. 电子文件前端控制的系统问题及对策研究[J]. 档案学研究, 2016, 30(2): 101-104.
[10]	刘念, 唐一鸿, 李名选. 基于电子档号章的档案安全保障系统研究与实现[J]. 档案学研究, 2016, 30(2): 115-117.
[11]	陶水龙, 田雷. 电子档案元数据管理方案策略研究[J]. 档案学研究, 2016, 30(2): 89-92.
[12]	方昀, 杨安荣, 宗琳. 电子文件长期保存技术需求研究[J]. 档案学研究, 2016, 30(1): 96-100.
[13]	屠跃明, 张梦霞. 电子文件（档案）长期保存责任体系构建研究[J]. 档案学研究, 2016, 30(1): 101-106.
[14]	陈永生, 侯衡, 苏焕宁, 杨茜茜. 电子政务系统中的档案管理：整合共享[J]. 档案学研究, 2015, 29(6): 19-26.
[15]	陈永生, 苏焕宁, 杨茜茜, 侯衡. 电子政务系统中的档案管理：移交进馆[J]. 档案学研究, 2015, 29(6): 27-34.

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