档案规范控制理论与国际应用案例研究

doi:10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2015.02.003

档案学研究

2015, Vol. 29

Issue (2): 38-43 DOI: 10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2015.02.003

基础理论研究

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档案规范控制理论与国际应用案例研究

段荣婷

南京政治学院上海校区信息管理系上海 200433

Study on the Archival Norm Control Theory and International Use Cases

Rongting Duan

Department of Information Management, Shanghai Branch of Nanjing Politics College, Shanghai, 200433

全文:

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摘要:

档案规范控制是档案知识管理的重要内容,关系到档案资源体系与利用体系等的建设。本文分别从档案专业视角与概念逻辑视角解析了档案规范控制的概念,并分析了档案规范记录嵌入集成式与专门独立式检索系统典型应用案例,最终为我国档案规范控制的标准化及其标准体系构建提出了多项建议,如包括：构建我国档案规范记录概念模型;制定我国档案规范记录需求规范;制定我国档案规范记录著录规则;制定我国档案规范记录编码标准,加强规范记录的共享,并推进档案规范记录的本体应用等。

关键词 ：档案规范控制, 标准化, 概念, 应用案例

Abstract：

Archival norm control is an important content of archival knowledge management and it relates to the construction of archival resources system and using system, etc. This article analyzes concept of archival norm control from both views of archival science and conceptual logic. It also analyzes typical application cases of embedded archival norm description records and specific independent retrieval system. Most importantly, the article brings suggestions about standardization of Chinese archival norm control and construction of standards system, including establish conceptual model, requirements specification, description rules, and encoding format of Chinese archival norm record, for the hope to strengthen sharing and improve ontological application of archival norm records.

Key words： Archival norm control Standardization Concept Use Cases

出版日期: 2017-11-16

作者简介:

中心自成立伊始,就将服务作为一切工作的出发点和立足点,充分利用馆藏工业遗产档案与百姓生活息息相关的特点,积极为社会提供档案查阅利用服务,通过窗口接待、电话和信函咨询、查询等多种方式做好档案利用工作。5年来中心共接待查档15000多人次、10万多卷次,顾客满意率100%,有效投诉为零。为了满足广大市民的查档需求,2014年我们在查档大厅安装了自助查询一体机,查档人员凭借二代身份证只需几秒钟便可快速定位到所需档案,大大简化了查档流程,提高了查档效率。

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引用本文:

段荣婷. 档案规范控制理论与国际应用案例研究[J]. 档案学研究, 2015, 29(2): 38-43.
Rongting Duan. Study on the Archival Norm Control Theory and International Use Cases. Archives Science Study, 2015, 29(2): 38-43.

链接本文:

http://daxyj.idangan.cn/CN/10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2015.02.003 或 http://daxyj.idangan.cn/CN/Y2015/V29/I2/38

图1 档案规范记录与档案著录的逻辑关系示意

*档案规范控制（主要是实体名称）是一种背景控制（如下图2 ^[2]所示）,能够确保档案凭证价值的实现。档案规范控制通过创建者来源背景的著录,实现对档案的前端乃至全程控制。档案规范控制的背景控制属性是档案规范控制区别于图书规范控制的核心,也代表着档案规范控制的发展方向。

图2 档案规范控制与背景控制关系示意

从概念逻辑视角对档案规范控制的实质进行分析,可以得出：档案规范控制是对实体（机构团体、个人或家族）概念 ^[3]的控制,这也包括两个层面：

*概念的语义控制：档案规范控制通过对档案机构团体、个人或家族实体概念本身内涵的描述,及对档案实体之间、档案实体同信息资源之间外部关系的描述,来明确档案实体概念的语义。

图3 ICAAtoM的数据模型

图4 三个世界视角下的档案规范记录著录概念模型的地位,档案规范记录著录的基本数据需求,及档案规范记录著录标准的逻辑关系示意

图5 档案规范记录概念模型

图6 档案规范记录数据模型实例化构建

3.2 制定我国档案规范记录需求规范

如上所述,通过档案规范记录概念模型的构建,可以更清晰地分析出档案规范记录著录所涉及实体及其属性之间的关系。这为确定档案规范记录数据层面的功能需求奠定了基础。而档案规范记录系统的整体构建与实现不仅包括数据层面的功能需求,还包括系统层面的功能需求。综合档案规范控制的国际应用案例,档案规范记录需求规范的完整的内容要素如下表所示：

表1 档案规范记录需求内容要素

[1]	[ 1 ] 中共中央办公厅.国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[EB/OL].[2012-07-19]..
[2]	Jean Dryden. From Authority Control to Context Control.Respect for Authority: Authority Control,Context Control,and Archival Description.Journal of Archival Organization,Volume 5,Numbers 1/2 2007:5.
[3]	注:从概念逻辑的视角分析,机构团体、个人或家族的具体实体均可被看做是个别概念.
[4]	ICAAtoM: Open Source Archival Description Software [EB/OL].[2012-10-16]..
[5]	注:EAC-CPF是国际标准《团体、个人与家族档案背景编码》(Encoded Archival Context for Corporate Bodies,Persons,and Families)的简称.
[6]	注:ISAAR(CPF)是国际档案理事会2004年修订的《国际标准—团体、个人和家族档案规范记录(International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies,Persons and Families)》(第二版)的简称.
[7]	ICA.ISAAR(CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies,Persons and Families (Second Edition)[S].2004:1-70.
[8]	SAA.DeDescribing Archives: a Content Standard (DACS) (Second Edition)[S].2013.
[9]	Canadian Committee on Archival Description.Rules for Archival Description (RAD) (Revised version)[S].2008.7.
[10]	Encoded Archival Context—Corporate Bodies,Persons,and Families (EAC-CPF) Tag Library (Version 2010 (initial release))[S/OL].[2012-10-15]..
[11]	APEx project-Standards[EB/OL].[2013-07-01]..
[12]	注:国内已发表了相关学术论文:张文友,徐维.《国际标准——团体、个人和家族档案规范记录著录规则》的制定及其结构特点[J].档案与建设,2001(2):55-56;李超,常晓茹.档案检索系统中的规范记录研究[J].档案时空,2009(2):16-18;冯留燕.图书与档案的规范控制工作研究[J].云南档案,2011(4):56-58.等等. doi: 10.3969/j.issn.1003-7098.2001.02.032
[13]	洪一梅,王蕉.中国人名权威控制之建置与应用:以明清档案人名权威系统为例. 174-186.
[14]	注:据Abelardo Santamaría.Report on the Work of CNEDA(2007-2012): Toward A Conceptual Model for Archival Description in Spain[R].2012.7.11:8.修改.
[15]	>注:据IFLA Working Group on Functional Requirements and Numbering of Authority Records (FRANAR).Functional Requirements for Authority Data: A Conceptual Model [R].2008.12:7.修改.
[16]	注:该图反映了个人同机构团体之间的成员关系,二者之间是通过个人实体的“经历”属性与机构团体的“机构团体首长”属性进行关联的.
[17]	IFLA UBCIM Working Group on Functional Requirementsand Numbering of Authority Records(FRANAR).Functional Requirements for Authority Records: A Conceptual Model,draft 2005-06-15.[2013-02-12].[fyf25]40FRANAR2Conceptual2M2Draft2e.pdf.
[18]	冯留燕. 图书与档案的规范控制工作研究[J].云南档案,2011(4):56. doi: 10.3969/j.issn.1007-9343.2011.04.028
[19]	ICA.ISDF International Standard for Describing Functions (First edition),2007.5.
[20]	ICA.ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings,2008.3.
[21]	段荣婷. 国际档案规范记录标准化研究[J].档案学研究,2013(5):70-71. doi: 10.3969/j.issn.1002-1620.2013.05.014

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